Успеть всё невозможно, в жизни каждого человека найдутся дела, которые так и останутся невыполненными. Но чтобы делать ежедневные дела вовремя, продуктивно работать и успевать отдыхать придумали много разных техник тайм-менеджмента.
Методы тайм-менеджмента — не про то, как занять делом каждую свободную минуту, они учат управлять временем и грамотно его распределять. Техники планирования времени помогают расставить приоритеты, структурировать дела, сосредоточиться на главном и отсечь лишнее. Разберём 10 наиболее эффективных методов планирования времени.
Техника «Помидора»
Таймер может быть любым, подойдёт и обычный будильник на телефоне. Источник: smartprogress.do
Суть этой техники тайм-менеджмента. Определитесь с задачей, поставьте таймер на 25 минут и всё это время не отвлекайтесь от дела. Вас не должны волновать телефонные звонки, сообщения в мессенджерах и новые фотографии друзей в соцсетях. Всё это позже — когда сработает таймер. Через 25 минут, делайте перерыв 3-5 минут и занимайтесь чем хотите. После четырёх таких циклов сделайте большой перерыв в 15-20 минут, чтобы дать мозгу отвлечься. И так снова.
Первое время будет тяжело, но постепенно вы научитесь концентрироваться на задаче и сможете не обращать внимания на отвлекающие факторы
Эту систему придумал итальянский студент Франческо Чирилло для подготовки к экзаменам. Но она стала настолько популярной, что для неё даже разработали мобильные приложения. Одно из популярных — Pomodoro. В настройках вы можете установить длину рабочих сессий и перерывов, а ещё задать фоновый звук, вроде тиканья часов.
Больше полезных приложений, которые помогут планировать день и расставлять приоритеты, ищите в подборке «Топ-13 программ для тайм-менеджмента»
Кому и когда подходит. Методика универсальна, её можно практиковать даже с детьми во время выполнения домашних заданий. Её используют, когда нужно сделать монотонную скучную работу, а также если задача требует предельной концентрации внимания. Эту технику часто используют студенты при написании курсовой, редакторы и аналитики, во время составления сложных отчётов.
«Как эксперту выйти на стабильные 100 000 ₽/мес» На продаже своих услуг без всякого «наставничества»
Получить план
Правило «1-3-5»
Описывайте задачи на день подробно. Это поможет сконцентрироваться, наметить план того, что нужно сделать в рамках конкретной задачи и не забыть важные нюансы
Суть методики. В день выполняйте не более 9 задач. Пишите список на каждый день, в котором будет одна важная или срочная задача, три задачи средней степени важности и пять мелких, которые можно выполнить быстро.
Кому и когда подходит. Людям, которые сами планируют свой рабочий день, но ежедневно должны выполнять много разных задач. Особенно фрилансерам, бизнесменам и руководителям.
Техника «Принцип трёх дел»
Даже в выходной день ищите интересные занятия, которые постоянно откладываете. Так вы научитесь выделять время на хобби
Суть методики. Каждый день вы выделяете для себя три важных задачи и концентрируетесь на их выполнении. Всё остальное — потом. Важно не распыляться ни на что в течение дня. Вы не тратите силы на другие дела, а занимаетесь этими тремя задачами. В конце дня обязательно подводите итог: что и насколько эффективно получилось сделать.
Кому и когда подходит. Эффективный способ планировать дела тем, кто выполняет задачи по принципу срочности. Особенно подходит для менеджера и бухгалтера.
Матрица Эйзенхауэра
Суть методики. Вам нужно структурировать задачи по степени срочности и важности. Для этого составьте таблицу из четырёх квадратов. Дела на текущий день записывают в квадраты по следующему принципу:
- Срочные и важные — они в приоритете;
- Срочные, но неважные — также нужно сделать сегодня, но часто это мелкие задачи, которые не касаются глобальных вещей;
- Важные, но несрочные — их можно перенести на другой день или сделать вечером;
- Несрочные и неважные — о таких можно забыть на время решения всех остальных задач и вспомнить на досуге.
Получится вот такая таблица:
| Срочно и важно | Срочно, но неважно |
| Важно, но несрочно | Не срочно и неважно |
Распределяйте с вечера дела на следующий день и по возможности не отступайте от плана.
Кому и когда подходит. Этот метод тайм-менеджмента изобрёл 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, чтобы повысить уровень собственной продуктивности. Метод подойдёт в ситуациях, когда дел много, и непонятно, за что взяться в первую очередь. Так бывает в последний рабочий день перед отпуском или во время подготовки к важным мероприятиям.
Методика тайм-менеджмента «Хронометраж»
Тратить на записи много времени по методике «Хронометраж» не нужно. Самая суть, и никакой воды
Суть методики. Сначала каждые час-два записывайте всё, что делали в этот промежуток времени. Дела меньше 2-3 минут можно не фиксировать. Этот этап длится до тех пор, пока в вашей голове не сложится чёткая картинка, на что вы тратите время — месяцев. На втором этапе вы фиксируете дела и отмечаете, насколько эффективно потратили время. Можно придумать свою градация или шкалу оценки. Самое простое делить дела так: время потрачено эффективно, решены важные задачи; время потрачено с пользой, но могло быть и лучше; бесполезная трата времени. Ваша задача — научиться увеличивать периоды, когда время тратится эффективно.
Метод «Хронометраж» основатель российской школы Time Management, Глеб Архангельский. В его книге «Тайм-драйв: как успевать жить и работать» вы найдёте советы по организации рабочего времени и отдыха, мотивации, планированию и грамотной расстановке приоритетов
Кому и когда подходит. Тем, кто привык жить в режиме многозадачности, но ничего не успевает и хочет понять, на что он тратить своё время. Этот метод управления временем используют, когда систематически опаздывают, срывают сроки по рабочим задач или оставляют их на последнюю ночь перед дедлайном.
Канбан-метод
Задачи на день можно писать на обычном листе бумаги и вешать их на стену перед рабочим столом. Так они всегда на виду
Суть методики. В классическом варианте, который разработали в компании Toyota, расчерчивается таблица из трёх столбцов: «Надо сделать», «В работе», «Выполнено». В начале дня все дела записываются в первый столбец, а в течение рабочего времени их переносят в другие столбцы. Чем больше разноплановых задач, тем больше столбцов в таблице. Сегодня вместо обычного бумажного плаката используют маркерную доску и цветные стикеры.
Планировать задачи можно и на виртуальных досках. Собрали в одной подборке топ-13 сервисов-планировщиков задач. Они помогут упорядочить собственные дела и организовать работу команды
Кому и когда подходит: инструмент помогает построить командную работу в организации. Канбан часто используют менеджеры проектов, чтобы каждый сотрудник наглядно видел свои текущие задачи и сроки их выполнения.
Метод «90 на 30»
Тренироваться по методике «90 на 30» можно с обычным будильником. Главное — поставить его рядом с рабочим местом
Суть методики. Весь рабочий день разбиваете на циклы: 90 минут — работа и 30 минут — отдых. В первые циклы выполняются самые важные дела. Если чувствуете, что работать полтора часа без отдыха сложно или вы занимаетесь физическим трудом, можно использовать второй вариант этого метода тайм менеджмента: 52 минуты — работа и 17 минут — отдых.
Автор методики «90 на 30» — американский писатель, основатель компании The Energy Project, Тони Шварц. Его книга «То, как мы работаем, — не работает» особенно популярна среди руководителей. В ней вы найдёте полезные советы о том, как изменить корпоративную культуру и управлять жизненной энергией команды
Кому и когда подходит. Тем, кому приходится монотонно работать — писать дипломную работу или книгу, готовиться к экзаменам или составлять объёмную презентацию.
Метод тайм-менеджмента Fresh or Fried
Для работы по этому методу вам понадобится ежедневник. В него вы будете записывать все дела на предстоящий день
Суть методики. Утром, когда ваш мозг только начинает работу, он «свежий» — именно на это время планируйте важные встречи, ответственные и трудозатратные дела, чтобы решать их в период своей максимальной работоспособности. Во второй половине дня мозг «поджаривается» и устаёт, поэтому на вечер планируйте не слишком важные, мелкие, рутинные и приятные дела. Список дел на день составляется накануне вечером.
Кому и когда подходит. Тем, кто с утра разгребает накопившиеся мелочи, потом устаёт и ему не хватает сил, чтобы сделать важное.
Метод «Поедание лягушек на завтрак»
Проводите сложные переговоры утром, так вы освободите свой день от неприятных дел и сможете заниматься тем, что нравится
Суть методики. Лягушка — самое неприятное и энергозатратное дело. Если откладывать его выполнение на вечер, мысли об этом будут терзать вас весь день. Из-за этого снизится эффективность и испортится настроение. Если «съесть лягушку на завтрак», то есть первым сделать сложное и неприятное дело, весь остальной день пройдёт легко. Вы почувствуете облегчение и заряд мотивации на весь день.
Кому и когда подходит. Людям, которые привыкли откладывать на потом и из-за этого неприятные задачи не решаются годами. Так человек не идёт к врачу, не решается начинать утро с зарядки и переносит важные переговоры.
Эти техники можно осваивать самостоятельно: экспериментируйте, пробуйте каждую и оценивайте, что вам подходит, а что — нет. Фиксируйте результаты и не забывайте себя хвалить и поощрять, если день удалось провести день эффективно.
Если самостоятельно организовать работу не получается, пойдите на курсы, где профессиональные психологи и коучи научат вас основным инструментам тайм-менеджмента. Вы узнаете, как организовывать свой день, чтобы успеть решить максимум задач, что делать в случае форс-мажоров и как бороться с апатией и усталостью.
Прокачивайте навыки тайм-менеджмента на курсах из подборки. Вы сможете рассчитывать и планировать своё время, бороться с ленью и соблюдать баланс между делами и личной жизнью
Подведём итоги
Тайм-менеджмент — это техники планирования времени, которые помогают сделать ваш день эффективнее. Есть разные техники управления временем, но все они решают одни и те же задачи. Внедрять все сразу не следует, начинайте с одной, пробуйте и ищите то, что подходит именно вам. Научиться тайм-менеджменту можно и на курсах вместе с коучем, который поможет вам разработать индивидуальную методику повышения продуктивности.