Тест: подходит ли тебе фриланс?

Пройти тест
Агрегатор онлайн-курсов Checkroi.ru Блог Базовые понятия Как писать сопроводительное письмо: структура, примеры и советы HR-психолога

Как писать сопроводительное письмо: структура, примеры и советы HR-психолога

63 просмотров Время прочтения: 20 минут
Одобрено экспертом Екатерина Красникова
Психолог-консультант, тренер по развитию soft skills

Согласно исследованиям специалистов сервиса по составлению резюме ResumeLab, 83% менеджеров по найму считают, что сопроводительное письмо повышает шансы соискателя на собеседование, даже если резюме далеко от идеального. Сопроводительные письма не просто формальность — по ним работодатели формируют первые выводы о соискателях и оценивают, насколько каждый из претендентов подходит компании.

В статье рассказываем и показываем на примерах, как написать сопроводительное письмо и для чего это нужно. Читайте и сохраняйте текст — в нём вы найдёте полезную информацию, которая обязательно поможет вам при поиске работы.

Что такое сопроводительное письмо и зачем его писать

Сопроводительным письмом называют небольшой текст, в котором кандидат кратко объясняет, почему его стоит рассмотреть в качестве будущего сотрудника и какую пользу он сможет принести компании. Обычно этот текст прилагают к резюме, когда откликаются на вакансию.

Составлять сопроводительный текст не обязательно — он не считается чем-то крайне необходимым. Но потому он и ценится — благодаря ему вы можете привлечь внимание работодателя к своему отклику и выделиться на фоне соискателей, которые поленились написать о себе пару дополнительных строчек.

К тому же иногда работодатели сами в требованиях указывают наличие сопроводительного письма — как в этой вакансии на hh.ru:

К тому же иногда работодатели сами в требованиях указывают наличие сопроводительного письма — как в этой вакансии на hh.ru:

Вот почему стоит писать сопроводительный текст к резюме:

  • чтобы привлечь внимание работодателя — грамотно составленный текст поможет выделиться среди остальных соискателей, особенно если на одну вакансию много претендентов;
  • можно продемонстрировать умение грамотно формулировать мысли — это необходимо, если в требованиях к вакансии указывается работа с текстом. Кроме того, умение писать о себе в официальном стиле показывает ваши навыки деловой переписки;
  • для пояснения информации из резюме — допустим, вы решили сменить сферу деятельности, но пока не можете похвастаться подходящим опытом. Тогда в письме можно сказать, с какими задачами вы точно справитесь и почему работодателю стоит обратить на вас внимание;
  • чтобы показать свою заинтересованность в вакансии — текст не отправляется автоматически, а составляется отдельно для каждого отклика. Работодатель оценит то, что вы не просто скинули резюме, а внимательно изучили вакансию.
Екатерина Красникова
#комментирует_эксперт
Психолог-консультант, тренер по развитию soft skills

В качестве эксперта мы пригласили психолога-консультанта, тренера по развитию soft skills Екатерину Красникову. Екатерина 13 лет ведёт психологическую практику и 6 из них разрабатывает тренировки по прохождению собеседований, а также провела более 7000 консультаций по подготовке топ-менеджеров к успешному прохождению всех уровней собеседования.

Мы спросили Екатерину, почему стоит писать сопроводительное письмо. Вот что она ответила:

Среди эйчаров есть негласное правило, что сопроводительное письмо — это маленькое коммерческое предложение, в котором есть краткая полезная информация о кандидате и возможность решить задачи работодателя. Это способ привлечь внимание hr-специалиста и отстроиться от конкурентов — других соискателей. На сайтах по поиску работы в вакансиях часто можно встретить требование написать сопроводительное письмо. Но, как показывает аналитика, его не всегда будут читать. При этом сопроводительное письмо обязательно для отклика на топовую позицию, особенно если вы отправляете резюме напрямую потенциальному руководителю

В редких случаях сопроводительное письмо может помешать. Допустим, если вы откликаетесь на вакансию с понятным перечнем обязанностей: кассир, продавец и др. Зачастую отклик от соискателей на такие должности большой, и работодатель физически не сможет прочитать внимательно все обращения. Если опыт по профессии внушительный, его стоит указать в резюме — так больше шансов, что эту информацию прочитают.

Ежедневные советы от диджитал-наставника Checkroi прямо в твоем телеграме!
Подписывайся на канал
Подписаться

Каким должно быть сопроводительное письмо

Чтобы написать правильное сопроводительное письмо, нужно учитывать его размер, стиль и структуру. Рассмотрим их подробно.

Размер

Стандартный размер текста — от 3 до 5 коротких абзацев, в которых помещается около 600 знаков. В идеальном варианте текст не должен занимать больше половины страницы.

Совет 1. Чем длиннее письмо — тем меньше шансов, что его дочитают. В то же время короткий текст вроде «Интересна ваша вакансия, прошу рассмотреть моё резюме» вряд ли поможет — такое письмо останется незамеченным среди аналогичных откликов.

Рассмотрим, как составить сопроводительное письмо, на примере конкретной вакансии с сайта hh.ru:

Рассмотрим, как составить сопроводительное письмо, на примере конкретной вакансии с сайта hh.ru:

Здесь работодатель прямым текстом говорит, что необходимо указать в сопроводительном письме: ключевые навыки, профессиональные устремления и творческие предпочтения. Всё это можно уместить в 4 предложениях и ещё по предложению оставить на введение и заключение.

Пример сопроводительного письма на вакансию «Ассистент продюсера»:

Здравствуйте! Меня зовут Иванов Иван, я продюсер с опытом работы 6 месяцев.

Проходил стажировку в рекламных агентствах, где участвовал в создании PR-проектов. Умею проводить брифинг клиентов, подбирать каналы для продвижения, контролировать подрядчиков и разрабатывать стратегии рекламных кампаний. Совместно с маркетологом запустил рекламный проект, в результате которого продажи у клиента выросли на 20%. Мне нравится разрабатывать необычные концепции, где есть место творчеству.

Более детально узнать про мой опыт можно в резюме — оно прикреплено в файле.

С уважением, Иван Иванов

8 (ХХХ) ХХ ХХ ХХХ

Наше сопроводительное письмо — пример того, как можно кратко обозначить основные преимущества соискателя. Отклик получился небольшим по размеру — около 600 знаков, но в нём мы смогли рассказать про профессиональные навыки и акцентировали внимание работодателя на тех моментах, что он указал в вакансии.

Стиль

Если вы задаётесь вопросом, как написать сопроводительное письмо к резюме, наверняка вам важно узнать, какой стиль общения с работодателем выбрать. Обычно за основу берётся деловой стиль с сухими предложениями. Пишите без шаблонов и канцеляризмов, то есть избитых фраз и штампованных речевых оборотов.

Совет 2. Соискатели часто начинают с предложения: «Прошу вас рассмотреть моё резюме …» — это заезженный шаблон сопроводительного письма, который уже приелся. Замените его другой фразой без потери смысла: «Хочу стать частью компании … и занять должность …»

Выбор стиля письма напрямую зависит от компании, для которой вы составляете отклик. Чтобы не ошибиться с формулировками, внимательно прочитайте текст вакансии и обратите внимание, в каком тоне он написан. Иногда вполне допустимо отклоняться от делового стиля, но при этом соблюдать субординацию и не переходить на личности. Например, так можно писать, если в вакансии работодатель использует юмор и разговорный стиль.

Покажем, как это работает на примере вакансии с сайта hh.ru:

Покажем, как это работает на примере вакансии с сайта hh.ru:

Текст вакансии скучным не назовёшь. Логично написать отзыв в том же стиле.

Пример сопроводительного письма на вакансию «Менеджер по продажам»:

Здравствуйте! Меня Зовут Роман, я тот самый энергичный, опытный и приятный менеджер по продажам.

Я работаю в продажах 5 лет, и за это время научился закрывать возражения даже самых сложных клиентов, общаться с ними в мессенджерах и соцсетях и оформлять документацию по сделкам. Я знаю интерфейс amoCRM, не боюсь звонить по холодной базе и готов учиться новому.

Подробно про свой опыт я рассказал в резюме. Также готов ответить на ваши вопросы по телефону и в мессенджерах.

С уважением, Роман Романов

8 (ХХХ) ХХ ХХ ХХХ

В этом примере сопроводительного письма к отклику мы подстроились под стиль текста работодателя и сказали о навыках, которые он указал. Чтобы работодатель увидел, что его текст прочитали внимательно, мы во втором предложении отклика использовали фразы из вакансии.

Структура

В тексте сопроводительного письма необходимо сказать, какие плюсы получит компания, если решит взять вас на работу.

Совет 3. Прежде чем сесть за написание отклика, прочитайте текст вакансии. Сопоставьте требования со своим опытом и обратите внимание на то, что умеете делать хорошо.

Стандартная структура сопроводительного письма такая же, как в школьных сочинениях: введение, основная часть и заключение.

Введение. Занимает не более 25% объёма текста. Поздоровайтесь и напишите, как вас зовут. Можно одним предложением сказать, на какую вакансию вы откликаетесь и где её увидели. Название компании и должность лучше писать также, как они указаны в тексте вакансии — это ещё раз покажет, что вы обращаетесь адресно и не отправляете одинаковые шаблоны всем подряд. Обращайтесь по имени, если в вакансии есть контактные данные ответственного лица.

Конечно же, не нужно писать, где вы увидели вакансию, если речь идёт об отклике на специальном сайте по поиску работы. Достаточно поздороваться и представиться — для введения этих двух фраз хватит.

Основная часть. Составляет не менее половины объёма текста. Можно сказать, почему вас привлекла вакансия, но не углубляясь в детали. Далее расскажите о своих профессиональных знаниях и навыках. Постарайтесь соотнести информацию о себе с требованиями из вакансии, но не переписывайте текст точь-в-точь — лучше детализируйте то, что указал работодатель. Если у вас нет отдельных навыков, которые в требованиях указывает работодатель — можно не говорить о них в отклике. Акцентируйте внимание только на том, что умеете делать хорошо.

В таблице показали примеры, как можно в сопроводительном письме раскрыть требования вакансии:

Требования в вакансии Как раскрыть требования в сопроводительном письме
Английский на уровне уверенного пользователя Знаю английский язык на уровне Intermediate, поэтому могу общаться на рабочие темы и вести деловую переписку
Знание законов РФ Специализируюсь на трудовом праве — работал юристом по трудовым вопросам в юридической компании, а также знаю гражданское и семейное право
Умение продавать Умею устанавливать контакт и выявлять потребности покупателей. Знаю, как работать с возражениями и закрывать сделки

В основной части сопроводительного письма вы главным образом рассказываете о себе, но без хвастовства и заискивания. Пишите о фактах и, если получится, подтверждайте их цифрами — так вы не просто покажете компетенции, но и предоставите работодателю возможность понять, насколько ваш опыт ему полезен.

Заключение. По объёму — не более 25% от всего письма. Оставьте свои контактные данные, по которым работодатель сможет с вами связаться. Можно обозначить, в какое время вы на связи и как быстро ответите на звонок или сообщение.

В продажах есть понятие Call to Action, или призыв к действию. Обычно его используют в последних предложениях рекламного объявления, чтобы мотивировать читателей на какой-то шаг. В сопроводительном письме его тоже можно применить, например, написать: «Звоните — буду рад ответить на ваши вопросы по телефону».

Рассмотрим пример вакансии на hh.ru:

Рассмотрим пример вакансии на hh.ru:

В вакансии работодатель указывает, что должен уметь соискатель, а также просит рассказать об опыте. Представим это в цифрах — так вам будет проще понять, что писать в сопроводительном письме к резюме. А для того чтобы письмо смотрелось лаконично, напишем его строго по стандартной структуре.

Пример сопроводительного письма на вакансию «Аккаунт-менеджер»:

Здравствуйте! Меня зовут Иван Иванов, я работаю с блогерами 3 года.

Я сотрудничал как с небольшими аккаунтами, так и с блогерами с аудиторией от 100 тысяч подписчиков. Продвигал начинающие стартапы и крупные бренды. Из последних моих кейсов отмечу продвижение брендов ХХХ, ХХХ и ХХХ, где я в среднем смог увеличить количество подписчиков через рекламу у блогеров на 30%.

Посмотреть подробно мой опыт можно в соцсетях @Ivan_Ivanov. Также готов рассказать о себе по телефону и в мессенджерах. Мой номер 8 (ХХХ) ХХ ХХ ХХХ. Буду рад вашей обратной связи.

Это сопроводительное письмо — образец, как можно кратко и ёмко рассказать о себе и своём профессиональном опыте. В нём прослеживается структура: введение в первом абзаце, основная часть во втором и заключение в третьем, а также отражены требования вакансии.

Как не надо писать сопроводительное письмо

Иногда несколькими предложениями в отклике на вакансию можно испортить всё впечатление о себе как о соискателе. Такое бывает, если текст составлен неправильно. Рассмотрим основные ошибки:

  • повтор резюме — сопроводительное письмо должно дополнять резюме, но не дублировать. Допустим, в резюме вы можете перечислить курсы, которые проходили по профессии, а в сопроводительном тексте более подробно сказать, чему научились;
  • слишком длинный текст — у работодателей нет ни времени, ни желания читать простыни из букв, поэтому пишите кратко. Вероятнее всего, ваш текст прочитают бегло и посмотрят внимательно отдельные фразы, по которым можно сделать вывод о вас как о претенденте;
  • рассказ о личной жизни — часто соискатели пишут о своих увлечениях или семейном положении в сопроводительном письме, но в нём нет места такой информации. Пишите то, что касается вакансии, всё остальное лучше оставить для дружеских посиделок;
  • ошибки — они бросаются в глаза и создают не самое приятное впечатление. Перечитывайте текст перед отправкой, а если сомневаетесь — проверьте его в специальных сервисах, например, «Орфограммке».
#комментирует_эксперт
Психолог-консультант, тренер по развитию soft skills
Вот что об ошибках в сопроводительном письме говорит Екатерина Красникова, психолог с 15-летним опытом в консалтинге:

HR-менеджер и руководитель хотят увидеть в сопроводительном письме пользу от дальнейшего общения. Поэтому в тексте нужны цифры и результаты — по ним можно понять, насколько опыт и должность релевантны вакансии, и решить, стоит ли смотреть резюме и встречаться с кандидатом для проведения собеседования. Часто в сопроводительном письме кандидаты совершают фатальную ошибку: либо чрезмерно хвалят себя, либо пишут нерелевантный с точки зрения работодателя опыт. В этом случае сопроводительное письмо сработает против кандидата — работодатель не отправит приглашение на собеседование

Не забывайте, что в письме не стоит обращаться на «ты», даже если текст вакансии написан в разговорном стиле. Соблюдайте деловой стиль общения с незнакомыми людьми — это демонстрирует вашу вежливость и тактичность.

Вместо заключения: советы, как улучшить сопроводительное письмо

В статье мы рассказали о сопроводительном письме к резюме и примерами показали, как составлять такой текст. Так, необходимо соблюдать структуру, давать информацию в сжатом виде и добавлять факты об опыте. Любой текст можно улучшить, и наш эксперт, психолог Красникова Екатерина дала рекомендации, как это сделать.

#комментирует_эксперт
Психолог-консультант, тренер по развитию soft skills

Екатерина Красникова советует:

  1. Внимательно прочитайте требования к должности и описание вакансии.
  2. Выберите те свои ключевые компетенции, которые больше всего подходят к данной должности. Не надо писать обо всех своих навыках — скажите о самых важных.
  3. Добавьте измеримые результаты вашей деятельности в цифрах. Напишите, каким образом вы можете быть полезны компании.
  4. Дальше нужен призыв к действию — так вы мотивируете работодателя ответить на письмо. И, самое главное, обязательно напишите контакты для связи с вами.

Некоторые моменты в сопроводительном письме могут сработать негативно. Например, отрицательно повлияют:

  • заезженные фразы вроде «доброго времени суток»,
  • отсутствие названия вакансии или должности,
  • водянистые предложения без фактов, ключевых преимуществ или измеримых результатов вашей деятельности.

Сопроводительное письмо не гарантирует получение работы, но значительно увеличивает ваши шансы на успех. На его составление требуется не так уж много времени, поэтому игнорировать такой способ общения с потенциальным работодателем не стоит.

0 Коментариев
0

Почитаем еще?

Оставьте комментарий

Мы иногда используем cookie-файлы, чтобы получше узнать вас и персонализировать контент :) Замечательно!