Шаблон Word — это файл-заготовка с расширением .dotx: в нём уже настроены поля, шрифты, стили заголовков, колонтитулы с логотипом и повторяющийся текст. Каждый новый документ по шаблону открывается готовым, остаётся вписать своё.
Чтобы сделать свой шаблон в Ворде, оформите документ один раз, затем выберите «Файл» → «Сохранить как» и в списке «Тип файла» поставьте «Шаблон Word (*.dotx)». Word сам положит файл в папку «Настраиваемые шаблоны Office», а новый документ по нему создаётся через «Файл» → «Создать» → «Личные».
Ниже разберём, что хранит шаблон, как сделать в нём поля для заполнения, как поменять шрифт для всех новых документов через Normal.dotm и почему правки шаблона не доходят до старых файлов. Оформление абзацев, которое стоит заложить в заготовку, подробно разобрано в статье про отступы и интервалы в Word.
CheckroiПодборка курсов по Microsoft Word39 курсов • 20 школСравните цены, школы, программу и найдите выгодные предложения по обучениюСравнить→
Что такое шаблон Word и чем он отличается от документа
Обычный документ .docx вы открываете и правите. С шаблоном иначе: открыли его как положено, и Word создаёт новый безымянный документ, а сам шаблон остаётся нетронутым. Поэтому шаблон нельзя случайно испортить, вписав в него данные очередного договора.
По справке Microsoft о шаблонах и надстройках, шаблон может хранить стили, записи автотекста и автозамены, макросы и сочетания клавиш. На практике в него кладут ещё поля страницы, колонтитулы, водяной знак и текст, который повторяется из документа в документ.
| Формат | Что это | Когда нужен |
|---|---|---|
| .docx | Обычный документ | Конкретный договор, отчёт, письмо |
| .dotx | Шаблон без макросов | Бланки, служебные записки, отчёты с одинаковой шапкой |
| .dotm | Шаблон с макросами | Заготовка, в которой есть записанные макросы или кнопки на VBA |
| Normal.dotm | Шаблон «Обычный» | Из него Word делает каждый новый пустой документ |
Шаблон легко спутать с темой и стилями. Тема меняет цвета и шрифты всего файла одним щелчком, стиль задаёт вид одного типа текста, например заголовка второго уровня. Шаблон включает и то, и другое, плюс содержимое страницы. Microsoft разводит эти три понятия в отдельной статье справки.
Готовые шаблоны в самом Word
Прежде чем собирать заготовку с нуля, посмотрите встроенную галерею: там есть резюме, письма, отчёты, календари и бланки.
- Откройте «Файл» → «Создать».
- В поле поиска шаблонов в сети введите тип документа: «отчёт», «письмо», «счёт», «формы».
- Нажмите Enter и щёлкните понравившийся вариант.
- Нажмите «Создать». Откроется новый документ с готовой вёрсткой.
Галерея подгружается с серверов Microsoft. 4 марта 2022 года компания приостановила новые продажи в России, поэтому купить подписку здесь напрямую нельзя. Уже установленный Word при этом работает, а собственные шаблоны лежат на вашем диске и от сети не зависят.
Если нужен конкретный вид документа, у нас есть разборы под задачу: шаблоны резюме в Word с бланками для скачивания и шаблоны презентаций PowerPoint, которые устанавливаются похожим способом.
Канал основателя Checkroi Вани Буявца3 700 человек читают мой Телеграм-канал про нейросетиСобрал промпты для Claude Code и ChatGPT, разборы ИИ-инструментов и лайфхаки по продвижению бизнеса в одном местеПрисоединитьсяКак создать шаблон в Ворде пошагово
Удобнее всего начать с документа, который у вас уже получился удачным: последний отчёт, служебная записка, коммерческое предложение. Уберите из него всё разовое и оставьте только постоянную часть.
Что положить в шаблон
- Поля и ориентацию страницы: «Макет» → «Поля».
- Стили заголовков и основного текста: шрифт, размер, интервалы, красную строку.
- Колонтитулы: логотип, реквизиты, номер страницы.
- Постоянный текст: шапку бланка, строку «Исполнитель», подпись руководителя.
- Подсказки на месте переменных данных: «[Дата]», «[ФИО получателя]». Ещё удобнее заменить их полями для заполнения, о них раздел ниже.
- Подложку или фон, если они нужны в каждом документе. Как их сделать, показано в инструкции про фон и подложку в Ворде.
Сохранение шаблона в Windows
- Нажмите «Файл» → «Сохранить как».
- Дважды щёлкните «Этот компьютер» (в новых сборках пункт называется «Обзор»).
- Введите имя в поле «Имя файла», например «Служебная записка».
- В списке «Тип файла» выберите «Шаблон Word (*.dotx)». Если в документе есть макросы, выберите «Шаблон Word с поддержкой макросов (*.dotm)».
- Нажмите «Сохранить».
После выбора типа Word сам переключится на папку «Настраиваемые шаблоны Office» внутри «Документов». Менять папку не стоит: именно оттуда шаблоны попадают на вкладку «Личные» при создании файла. Порядок действий совпадает с официальной инструкцией по созданию шаблона.
Сохранение шаблона на Mac
На Mac пункт вынесен отдельно: «Файл» → «Сохранить как шаблон». В разделе «Формат файла» выберите «Шаблон Microsoft Word (.dotx)» или вариант с макросами (.dotm) и нажмите «Сохранить».
Без выбора другого места шаблоны лежат в папке /Пользователи/имя_пользователя/Библиотека/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Содержимое пользователя/Шаблоны. Папку можно поменять в меню «Word» → «Настройки» → «Расположения файлов» → «Пользовательские шаблоны».
Пример: шаблон служебной записки
Допустим, в отделе каждую неделю пишут служебные записки на имя директора. Постоянная часть выглядит так: адресат в правом верхнем углу, заголовок «Служебная записка», строки «Дата» и «№», текст, подпись с должностью.
Адресат и реквизиты удобно разложить по таблице без видимых границ: тогда строки не съезжают при правке. Как её выровнять, показано в инструкции про выравнивание таблицы в Word.
В шаблон уходит всё, кроме даты, номера и текста. На их место ставятся поля для заполнения. Через месяц такой заготовки сотрудник тратит на оформление записки секунды, а все записки отдела выглядят одинаково.
Как сделать поля для заполнения в шаблоне
Квадратные скобки с подсказкой работают, но их легко забыть стереть. Аккуратнее вставить элементы управления содержимым: серое поле с подсказкой, которое исчезает, когда в него начинают печатать. Эти элементы лежат на вкладке «Разработчик», а она по умолчанию скрыта.
Включить вкладку «Разработчик»
- Откройте «Файл» → «Параметры» → «Настроить ленту».
- В правом списке «Основные вкладки» поставьте флажок «Разработчик».
- Нажмите «ОК». Вкладка останется на ленте, пока вы сами не снимете флажок.
Какие поля бывают
| Элемент на вкладке «Разработчик» | Для чего в шаблоне |
|---|---|
| Обычный текст | ФИО, номер документа, название организации без форматирования |
| Форматированный текст | Основной текст записки: можно выделять жирным и писать несколько абзацев |
| Выбор даты | Дата документа с календарём вместо ручного ввода |
| Раскрывающийся список | Отдел, должность, тип заявки: только варианты из списка |
| Флажок | Отметки «согласовано», «приложение есть» |
| Рисунок | Место под фото или подпись |
Варианты для раскрывающегося списка задаются так: выделите элемент, нажмите «Свойства», в разделе «Свойства раскрывающегося списка» жмите «Добавить» и вписывайте варианты в поле «Отображаемое имя». Подробности по каждому элементу собраны в справке о формах в Word.
Чтобы коллеги заполняли поля и не трогали остальной текст, включите защиту: «Разработчик» → «Ограничить редактирование» → «Разрешить только указанный способ редактирования документа» → «Ввод данных в поля форм» → «Да, начать применение защиты». Пароль можно не ставить: задача защиты здесь в том, чтобы коллега случайно не стёр шапку бланка.
Как создать документ по шаблону
Самый короткий путь: «Файл» → «Создать» → вкладка «Личные». На ней лежат все шаблоны из папки «Настраиваемые шаблоны Office». В некоторых версиях вкладка подписана «Настраиваемый», внутри то же самое.
Второй способ: дважды щёлкнуть файл .dotx в проводнике. Word откроет новый документ на его основе, сам шаблон при этом не меняется. Это удобно, если шаблоны лежат на общем сетевом диске отдела.
Общие шаблоны для всего отдела
Когда бланки должны быть одинаковыми у десяти человек, рассылать .dotx по почте неудобно: через месяц у каждого окажется своя версия. Лучше положить шаблоны в одну папку на общем диске и показать её Word на каждом компьютере.
- Откройте «Файл» → «Параметры» → «Дополнительно».
- Прокрутите до раздела «Общие» и нажмите «Расположение файлов».
- Выберите строку «Шаблоны рабочей группы», нажмите «Изменить» и укажите сетевую папку.
Правите шаблон в одном месте, и у всех новый документ создаётся уже по свежей версии. Права на запись в эту папку лучше оставить одному ответственному, остальным хватит чтения.
В общий шаблон договора или регламента удобно сразу заложить ссылки на внутренние документы. Как их вставлять, разобрано в статье про гиперссылки в Word.
Для шаблона с макросами, который должен работать в любом документе, есть папка автозагрузки. Её путь указан там же, в окне «Расположение файлов», в строке «Автозагрузка». Шаблон из этой папки Word подключает сам при каждом запуске, так написано в той же справке о надстройках.
Что делать, если вкладки «Личные» нет
Вкладка пропадает, когда Word не знает, где искать ваши шаблоны.
- Откройте «Файл» → «Параметры» → «Сохранение».
- Найдите поле «Расположение личных шаблонов по умолчанию».
- Впишите путь к папке «Настраиваемые шаблоны Office» внутри «Документов» и нажмите «ОК».
- Перезапустите Word и снова откройте «Файл» → «Создать».
Описание этого поля есть на странице о параметрах сохранения Word.
Как изменить шаблон в Word
Здесь чаще всего ошибаются. Двойной щелчок по шаблону открывает новый документ, созданный по нему. Правки уйдут в «Документ1», а шаблон останется прежним.
Правильный порядок:
- В Word выберите «Файл» → «Открыть».
- Дважды щёлкните «Этот компьютер» (или «Обзор»).
- Перейдите в «Документы» → «Настраиваемые шаблоны Office».
- Выберите шаблон и нажмите «Открыть».
- Внесите изменения, затем сохраните и закройте файл. Если в шаблоне отчёта есть диаграмма, её тоже правят здесь: как она строится по таблице, показано в разборе диаграмм в Ворде.
Изменения коснутся только новых документов. Файлы, которые вы уже создали по старой версии шаблона, сами не обновятся.
Как удалить шаблон
Отдельной кнопки удаления в Word нет. Закройте программу, откройте в проводнике «Документы» → «Настраиваемые шаблоны Office» и удалите ненужный файл .dotx. При следующем открытии «Файл» → «Создать» он пропадёт из вкладки «Личные». Документы, которые были созданы по нему раньше, останутся целы.
Как применить шаблон к готовому документу
Когда нужно перенести оформление шаблона на уже написанный текст, шаблон присоединяют к документу:
- Откройте документ и перейдите на вкладку «Разработчик» → «Шаблон документа». Без этой вкладки путь такой: «Файл» → «Параметры» → «Надстройки», внизу в списке «Управление» выберите «Шаблоны» и нажмите «Перейти».
- В окне «Шаблоны и надстройки» нажмите «Присоединить» и выберите файл .dotx.
- Поставьте флажок «Автоматически обновлять стили» и нажмите «ОК».
Присоединение переносит только стили. Заголовки и основной текст перекрасятся под шаблон, но поля, колонтитулы и постоянный текст останутся из старого документа. Если нужен полный вид, надёжнее создать новый документ по шаблону и вставить в него текст.
После применения снимите флажок «Автоматически обновлять стили» и сохраните файл. Иначе стили документа будут переписываться заново при каждом открытии, и ручные правки оформления пропадут.
Канал основателя Checkroi Вани БуявцаЗабирайте промпты и обучение по нейросетям в моём Телеграм-каналеБольше 3 700 человек уже применяют Claude Code, ChatGPT и другие нейросети в работе, учёбе, бизнесе и жизниПерейти в каналШаблон Normal.dotm: как поменять оформление по умолчанию
Каждый новый пустой документ Word создаёт из шаблона «Обычный», файла Normal.dotm. Отсюда берутся шрифт, размер, интервалы и поля, которые вы видите, нажав «Создать» → «Новый документ».
Быстрый способ: только шрифт
- Нажмите Ctrl+D, откроется окно «Шрифт».
- Выберите шрифт и размер, например Times New Roman 14 для учебных работ.
- Нажмите «По умолчанию» и в вопросе выберите вариант для всех документов, основанных на шаблоне Normal.dotm.
Так же меняются интервалы: окно «Абзац» на вкладке «Главная», кнопка «По умолчанию».
Полный способ: открыть сам Normal.dotm
Файл лежит в папке C:\Users\имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Открывать его нужно из Word через «Файл» → «Открыть»: двойной щелчок в проводнике создаст пустой документ. Внутри меняйте поля, стили, колонтитулы, затем сохраните. По справке о шаблоне «Обычный», изменения применятся к документам, которые будут созданы потом.
Если перестарались, Normal.dotm легко откатить. Закройте Word и переименуйте файл, например в Normal-old.dotm. При следующем запуске Word создаст новый «Обычный» с исходными настройками. С другими шаблонами этот трюк не работает: перед правкой своего .dotx сделайте копию.
Частые ошибки с шаблонами Word
| Что происходит | Почему | Как исправить |
|---|---|---|
| Шаблона нет на вкладке «Личные» | Файл сохранён как .docx или не в ту папку | Пересохраните с типом «Шаблон Word (*.dotx)» в «Настраиваемые шаблоны Office» |
| Правки в шаблоне не сохранились | Шаблон открыли двойным щелчком и правили новый документ | Открывайте через «Файл» → «Открыть» в самом Word |
| Пропали макросы | Шаблон с макросами сохранили в .dotx | Сохраняйте в .dotm и разрешите макросы при открытии |
| Старые документы выглядят по-старому | Шаблон влияет только на новые файлы | Присоедините шаблон с флажком «Автоматически обновлять стили» |
| После присоединения не поменялись поля и шапка | Присоединение переносит только стили | Создайте новый документ по шаблону и перенесите текст |
| Каждый новый документ открывается со странным шрифтом | Кто-то изменил Normal.dotm | Закройте Word и переименуйте Normal.dotm, Word создаст новый |
С макросами в .dotm работают так же, как в Excel: их можно записать без программирования. Принцип показан в разборе макросов в Excel, в Word кнопка «Запись макроса» лежит на той же вкладке «Разработчик».
Шаблоны без Microsoft Word
Если Word не установлен, шаблоны есть и в бесплатном LibreOffice Writer. Там документ сохраняется как шаблон через «Файл» → «Шаблоны» → «Сохранить как шаблон», а свой шаблон по умолчанию назначается в окне «Управление шаблонами». Порядок описан в справке LibreOffice. Файлы .dotx из Word Writer тоже открывает.
Для быстрой правки без установки программ подойдёт и браузер: способы перечислены в статье о том, как открыть Ворд онлайн. Шаблоны с полями для заполнения и защитой мы собирали и проверяли в настольной версии, поэтому для них советуем её.
Где освоить Word системно
Шаблон экономит время на одном типе документов. Если Word нужен каждый день для отчётов, договоров и документации, быстрее пройти курс: стили, оглавления, поля слияния и макросы там разобраны по порядку, с заданиями.
Ниже курсы по Word из нашего каталога. Шире, с Excel и PowerPoint, смотрите подборки по Microsoft Office и по офисным программам.
| Курс | Школа | Стоимость со скидкой | В рассрочку | Длительность | Обзор курса от Checkroi |
|---|---|---|---|---|---|
| MS Office Pack: Excel, Word, PowerPoint Перейти на сайт курса |  SF Education | 35 000 ₽ | 2916 ₽/мес. | 3 месяца | Обзор курса |
| Microsoft Word, PowerPoint. Подготовка текстов деловых документов и презентационных материалов Перейти на сайт курса |  Дипломикс | 6900 ₽ | 518 ₽/мес. | Обзор курса | |
| Курс «Применение MS Word, Excel в финансовых расчетах» Перейти на сайт курса |  ЕЦО | 11 500 ₽ | - | 72 часа | Обзор курса |
| Word: продвинутые возможности работы с текстом Перейти на сайт курса | SF Education | 3500 ₽ | 229 ₽/мес. | 5 месяцев | Обзор курса |
| LegalTech: автоматизация юридических процессов Перейти на сайт курса |  Нетология | 200 000 ₽ | - | 24 месяца | Обзор курса |
Больше программ — в полном каталоге курсов по Microsoft Word
