Основной формат Excel сегодня XLSX, в программе он называется «Книга Excel». Его Excel ставит по умолчанию с версии 2007. Старые книги Excel 97–2003 хранятся в XLS, файлы с макросами в XLSM, таблицы на сотни тысяч строк удобно хранить в двоичном XLSB, а для обмена с другими программами берут текстовый CSV.
Сменить формат можно через «Файл → Сохранить как → Тип файла». Ниже таблица всех форматов, разница между XLS и XLSX, как узнать формат файла и что ломается при пересохранении. Базовые приёмы работы с программой собраны в подборке приёмов для быстрой работы в Excel, а программы обучения в каталоге курсов по Excel.
CheckroiПодборка курсов по Microsoft Excel683 курса • 63 школыСравните цены, школы, программу и найдите выгодные предложения по обучениюСравнить→
Какие форматы файлов есть у Excel
Названия в таблице взяты из справки Microsoft о поддерживаемых форматах. В диалоге сохранения они выглядят так же, только в скобках добавлено расширение.
| Расширение | Как называется в Excel | Для чего |
|---|---|---|
| .xlsx | Книга Excel | Обычные таблицы, формат по умолчанию с Excel 2007 |
| .xlsm | Книга Excel с поддержкой макросов | Таблицы с макросами на VBA |
| .xlsb | Двоичная книга Excel | Тяжёлые книги на сотни тысяч строк |
| .xls | Книга Excel 97–2003 | Старый формат, нужен для совместимости со старыми программами |
| .xltx | Шаблон | Заготовка отчёта или бланка без макросов |
| .xltm | Шаблон с поддержкой макросов | Заготовка с макросами |
| .xlt | Шаблон Excel 97–2003 | Старый формат шаблона |
| .xlam / .xla | Надстройка Excel | Дополнительные функции и кнопки для самого Excel |
| .xml | Таблица XML 2003 | Обмен данными со старыми учётными системами |
| .csv | CSV (разделители — запятые) | Выгрузки и загрузки в другие программы и сервисы |
| .txt / .prn | Текст с табуляцией / с пробелами | Простой текст для старых систем |
| .ods | Таблица OpenDocument | Обмен с Р7-Офис, LibreOffice и другими редакторами |
| .pdf / .xps | PDF / Документ XPS | Отправить таблицу на просмотр или печать без правок |
Ещё в списке есть совсем редкие DIF, SYLK и книга Excel 4.0 (XLW). Обычному пользователю они почти не встречаются. А форматы Lotus 1-2-3, Quattro Pro и Microsoft Works, по той же справке, современный Excel уже не открывает.
Чем XLS отличается от XLSX
Разница не только в одной букве. XLS двоичный формат Excel 97–2003, а XLSX появился в 2007 году и хранит книгу в виде набора XML-файлов, упакованных в ZIP-архив. Из-за этого меняются и лимиты, и размер файла.
| XLS | XLSX | |
|---|---|---|
| Версии Excel | 97–2003 | 2007 и новее, включая Microsoft 365 |
| Устройство | Двоичный файл (BIFF8) | ZIP-архив с XML внутри |
| Строк на листе | 65 536 | 1 048 576 |
| Столбцов на листе | 256 (последний IV) | 16 384 (последний XFD) |
| Макросы | Хранятся в том же формате | Не хранятся, для них есть XLSM |
Лимиты строк и столбцов указаны в справке о работе с файлами старых версий Excel. Там же сказано, что такие файлы открываются в режиме совместимости: надпись появляется в заголовке окна рядом с именем файла, а новые функции в этом режиме недоступны.
Что XLSX на самом деле архив, легко проверить: откройте его любым архиватором. Вот что лежит внутри тестовой таблицы продаж на 50 000 строк и 6 столбцов:
$ unzip -l prodazhi.xlsx
Length Name
--------- ----
205 docProps/app.xml
555 docProps/core.xml
10140 xl/theme/theme1.xml
19728619 xl/worksheets/sheet1.xml
2703 xl/styles.xml
555 xl/workbook.xml
...
19744787 9 filesСам файл весит 1,6 МБ, а распакованный лист занимает 19,7 МБ. XML внутри сжат примерно в 12 раз. Поэтому XLSX обычно и выходит компактнее старого XLS: справка Microsoft о переходе с XLS на XLSX говорит, что после пересохранения файл может уменьшиться почти втрое. Тестовый файл собран скриптом, сам Excel запаковал бы его немного иначе, но порядок цифр тот же.
Как перевести XLS в XLSX
- Откройте файл XLS. В заголовке окна будет «Режим совместимости».
- Перейдите в «Файл → Сведения» и нажмите «Преобразовать».
- Если кнопки нет, выберите «Файл → Сохранить как», в поле «Тип файла» укажите «Книга Excel (*.xlsx)» и сохраните.
- Закройте файл и откройте новую копию, чтобы Excel вышел из режима совместимости.
Перед этим проверьте, нет ли в книге макросов: «Разработчик → Макросы». Если список не пустой, сохраняйте в «Книгу Excel с поддержкой макросов (*.xlsm)», иначе макросы пропадут.
Канал основателя Checkroi Вани Буявца3 700 человек читают мой Телеграм-канал про нейросетиСобрал промпты для Claude Code и ChatGPT, разборы ИИ-инструментов и лайфхаки по продвижению бизнеса в одном местеПрисоединитьсяXLSM, XLSB и шаблоны: когда они нужны
XLSM, если в книге есть макросы
Внутри XLSM устроен так же, как XLSX, но умеет хранить код на VBA. Отдельное расширение нужно, чтобы по имени файла было видно: внутри может работать программа. Поэтому Excel при открытии такого файла спрашивает, включать ли содержимое.
XLSB, если таблица огромная
Двоичная книга (BIFF12) по возможностям не уступает XLSX и тоже умеет хранить макросы. Данные в ней записаны в двоичном виде, без XML. Тяжёлые книги на сотни тысяч строк в нём обычно открываются и сохраняются быстрее.
Минус у него один: XLSB понимают не все программы. В справке Google Таблиц среди форматов для импорта его нет, в таблице форматов Р7-Офис тоже. Поэтому XLSB хорош для своей рабочей книги, а коллегам лучше отправлять XLSX.
XLTX и XLTM для шаблонов
Шаблон открывается не сам, а как новая безымянная копия. Удобно для ежемесячного отчёта, счёта или графика проекта по Ганту: заготовку случайно не испортишь, каждый раз получаешь чистую книгу.
Чтобы превратить готовую книгу в шаблон, выберите в списке «Тип файла» пункт «Шаблон Excel (*.xltx)», а если в книге есть макросы, «Шаблон Excel с поддержкой макросов (*.xltm)». Сам файл с данными при этом останется в прежнем формате.
CSV и другие форматы для обмена
CSV обычный текст, где каждая строка таблицы записана отдельной строкой, а ячейки разделены запятой или точкой с запятой. Его понимают почти все: 1С, CRM, базы данных, сервисы рассылок. Например, так выгружают результат SQL-запроса, это разобрано в инструкции про выгрузку из DBeaver в Excel и CSV.
За универсальность CSV платит потерями. По справке Microsoft о текстовых форматах, при сохранении в CSV:
- сохраняется только текущий лист, остальные листы не попадут в файл;
- пропадает всё оформление: цвета, ширина столбцов, объединённые ячейки;
- вместо формул остаются их результаты.
Весит CSV при этом не меньше. Та же таблица на 50 000 строк в CSV заняла 2,9 МБ против 1,6 МБ в XLSX: текст не сжимается, а XLSX сжат внутри.
Остальные форматы из таблицы нужны реже. ODS выбирают, когда получатель работает в Р7-Офис или LibreOffice. PDF и XPS нужны, чтобы таблицу посмотрели или распечатали, но не правили. Про печать больших таблиц на одном листе есть отдельная инструкция.
Какой формат выбрать под задачу
Если сомневаетесь, сохраняйте в XLSX. Другие форматы стоит брать, только когда у задачи есть особое условие:
- Обычная рабочая таблица, отчёт, отправка коллеге: XLSX.
- В книге есть макросы или кнопки, которые что-то запускают: XLSM.
- Своя тяжёлая книга на сотни тысяч строк, которую никто больше не открывает: XLSB. Особенно если в ней много сводных таблиц и формул.
- Ежемесячный бланк, который заполняют заново: шаблон XLTX.
- Загрузка в 1С, CRM, интернет-магазин или базу данных: CSV. Так обычно передают выгрузки аналитикам данных, причём отдельной копией, рабочий файл оставьте в XLSX.
- Получатель работает в Р7-Офис или LibreOffice: XLSX обычно открывается и там, ODS нужен, если попросили именно его.
- Таблицу нужно показать или распечатать, но не править: PDF.
- Старая программа или учётная система принимает только Excel 97–2003: XLS, но помните про лимит в 65 536 строк.
Пересохранить файл в другой формат можно в любой момент, исходник при этом не меняется.
Как узнать формат файла Excel
Проще всего посмотреть расширение, то есть буквы после точки в имени файла. Но Windows и macOS по умолчанию часто его прячут. Включить показ можно так:
| Система | Где включить |
|---|---|
| Windows 11 | Проводник → «Вид» → «Показать» → «Расширения имен файлов» |
| Windows 10 | Проводник → вкладка «Вид» → флажок «Расширения имен файлов» |
| macOS | Finder → «Настройки» → «Дополнения» → «Показывать все расширения имен файлов» |
Пути взяты из справки Windows и macOS. Для одного файла на Mac хватит Cmd+I: в окне свойств есть строка «Имя и расширение».
Есть способ и без настроек. Если файл открыт в Excel, а в заголовке окна написано «Режим совместимости», перед вами XLS. Если при открытии появилась жёлтая полоса с предложением включить содержимое, в файле есть макросы. Значит, это XLSM, XLSB или старый XLS: они умеют хранить код.
Канал основателя Checkroi Вани БуявцаЗабирайте промпты и обучение по нейросетям в моём Телеграм-каналеБольше 3 700 человек уже применяют Claude Code, ChatGPT и другие нейросети в работе, учёбе, бизнесе и жизниПерейти в каналКак сохранить таблицу в нужном формате
- Откройте книгу и выберите «Файл → Сохранить как» (на Mac «Файл → Сохранить как…»).
- Выберите папку и при необходимости новое имя файла.
- Раскройте список «Тип файла» (на Mac «Формат файла») и выберите формат.
- Нажмите «Сохранить». Если формат что-то не поддерживает, Excel покажет предупреждение со списком потерь: прочитайте его, а не закрывайте сразу.
Порядок шагов совпадает со справкой Microsoft о сохранении в другом формате. Исходный файл при этом остаётся как был, Excel создаёт рядом копию с новым расширением.
⚠️ Переименовать «отчёт.xls» в «отчёт.xlsx» руками нельзя. Содержимое останется старым, и Excel либо не откроет файл, либо предупредит, что формат и расширение не совпадают. Менять формат можно только через «Сохранить как».
Если у вас не Excel
В марте 2022 года Microsoft остановила новые продажи в России (страница блога компании из России может открываться не всегда), поэтому таблицы Excel всё чаще открывают в других программах. С форматами там так:
- Р7-Офис открывает и сохраняет XLSX, ODS и CSV. XLS можно открыть и править, но сохранить обратно в XLS нельзя, только в другой формат.
- Google Таблицы импортируют XLS, XLSX, XLSM, XLT, XLTX, XLTM, ODS, CSV, TXT и TSV. Как с ними работать, разобрано в инструкции по Google Таблицам.
- Excel в браузере открывает обычные книги без установки программы, все варианты собраны в статье про Excel онлайн бесплатно.
Если не знаете, в какой программе получатель откроет таблицу, отправляйте XLSX. Если нужна только таблица без оформления для загрузки в другую систему, подойдёт CSV.
Как правильно пишется «Excel» и его форматы
Программа называется Microsoft Excel, по-русски «эксель». Варианты «Exel», «Exl» и «Ехель» встречаются часто, но это опечатки. Расширение файла пишут строчными латинскими буквами с точкой: .xlsx, .xls, .csv. В тексте формат можно назвать заглавными без точки: «пришлите таблицу в XLSX».
Сокращение «xl» тоже не выдумка пользователей. Так называется папка с листами внутри любого файла XLSX, её видно в листинге архива выше: xl/worksheets/sheet1.xml.
Частые ошибки с форматами
| Что случилось | Почему | Что делать |
|---|---|---|
| После сохранения пропали макросы | Книгу с кодом сохранили как XLSX | Сохранять в XLSM или XLSB. Если исходник закрыт, макросы уже не вернуть, нужна резервная копия |
| В CSV остался один лист и нет формул | CSV хранит только текущий лист и значения | Работать в XLSX, а CSV сохранять отдельной копией для выгрузки |
| Русские буквы в CSV превратились в «кракозябры» | Файл в UTF-8, а Excel открыл его в другой кодировке | Открывать через «Данные → Из текстового/CSV-файла» и в окне предпросмотра выбрать кодировку UTF-8 |
| Все данные CSV упали в один столбец | В файле запятые, а в русской Windows разделителем списка обычно стоит точка с запятой | При импорте выбрать нужный символ в поле «Разделитель» или разделить текст по столбцам |
| Данные обрезались после 65 536-й строки | Книгу сохранили в XLS или работают в режиме совместимости | Преобразовать в XLSX через «Файл → Сведения» |
| Коллега не может открыть файл | Отправили XLSB или XLSM, а у него другая программа | Отправить копию в XLSX |
С разделителем ошибка самая неочевидная. Excel при открытии CSV берёт разделитель из региональных параметров Windows, это сказано в справке об импорте и экспорте текстовых файлов. Поэтому файл, сохранённый на английской системе, на русской открывается одной колонкой.
Где освоить Excel системно
С форматами разбираются за десять минут, а дальше начинается основная работа: формулы, ВПР, сводные таблицы, загрузка данных из CSV и баз через Power Query. Если Excel нужен для работы каждый день, быстрее пройти курс, чем собирать знания по инструкциям. Чем занимаются люди, для которых таблицы стали профессией, рассказано в статье о специалисте по Excel.
Ниже курсы по Excel из нашего каталога, от базовых до аналитических:
| Курс | Школа | Стоимость со скидкой | В рассрочку | Длительность | Обзор курса от Checkroi |
|---|---|---|---|---|---|
| Excel Перейти на сайт курса |  Нетология | 29 000 ₽ | 1691 ₽/мес. | 8 недель | Обзор курса |
| Power BI & Excel PRO Перейти на сайт курса | Нетология | 38 500 ₽ | 3208 ₽/мес. | 2 месяца | Обзор курса |
| Excel для работы Перейти на сайт курса |  Эдюсон | 16 500 ₽ | 1375 ₽/мес. | 2 недели | Обзор курса |
| Excel + Google Таблицы с нуля до PRO Перейти на сайт курса |  Skillbox | 29 899 ₽ | 2965 ₽/мес. | 4 месяца | Обзор курса |
| Excel для аналитика Перейти на сайт курса |  Moscow Business Academy | 17 200 ₽ | 2866 ₽/мес. | 2 месяца | Обзор курса |
Больше программ — в полном каталоге курсов по Microsoft Excel
