8 приёмов для быстрой работы в Excel: клавиши и функции

Оказывается, в таблице эксель более 470 скрытых функций. На первый взгляд, это много — за всю жизнь такое количество «помощников» не выучить и не запомнить. На самом деле, запоминать всё и сразу необязательно: начать можно с малого и разбираться постепенно, по мере поступления задач. Допустим, сначала изучить и запомнить универсальные функции, которые нужны постоянно.

В статье рассказываем о 8 популярных приёмах, которые помогут работать быстрее в экселе — это сочетания клавиш и определённые функции, необходимые при работе с любыми таблицами. Изучите их и начните применять — и вы заметите, что времени на решение многих рабочих задач, связанных с таблицами, уходит меньше. Рекомендуем сразу после прочтения потренироваться, чтобы не забыть новую информацию.

Горячие клавиши в экселе

Представьте, что у вас сломалась мышка — в этом случае многие операции становятся невозможными, но только не в экселе. Благодаря сочетанию клавиш в Excel вы сможете полноценно продолжать работу, используя клавиатуру.

Но горячие клавиши в экселе выручают не только в случаях, когда мышка сломана — они удобны сами по себе. Вам не приходится постоянно переключать внимание с клавиатуры на мышку — можно сконцентрироваться на рабочих задачах.

В таблице собрали сочетания клавиш, которыми можно пользоваться при создании самых разных документов в экселе.

Горячие клавиши	Действие
Ctrl + B	выделить текст жирным
Ctrl + Z	отменить последнее действие
Ctrl + S	сохранить документ
Ctrl + C	копировать выделенный фрагмент или элемент
Ctrl + V	вставить скопированный фрагмент или элемент
Shift + пробел	выделить всю строку
Ctrl + Shift + +	вставить ячеек или строк
Alt + Enter	перенести текст на новую строку — удобно при заполнении ячеек длинными текстами
F2	моментальное редактировать ячейку — не нужно кликать мышкой два раза

Горячие клавиши есть почти на все действия в экселе, но даже представленных в таблице достаточно, чтобы работать только на клавиатуре.

Автозаполнение

Инструмент «Автозаполнение» необходим при введении большого количества данных и выполнении однотипных действий. Можно вводить и вручную, но тогда процесс отнимет у вас больше времени, а с автозаполнением вы тот же объём работы сделаете за секунды.

Вот как в Excel это осуществить на примере заполнения таблицы по рабочим дням:

Шаг 1. Поставьте две ближайшие рабочие даты и выделите их, как это сделано на скрине ниже:

Шаг 2. Вы увидите чёрный плюс — потяните за него вниз:

Шаг 3. Когда вы остановите протяжку, появится значок справа. Нажмите на него и выберите только рабочие дни:

Таблица автоматически заполнилась рабочими днями. Помимо рабочих дней, можно использовать и другие параметры в окошке справа.

Есть такая разновидность автозаполнения — мгновенное заполнение с помощью функции Flash Fill. Допустим, у вас есть таблица со ссылками на видео в ютубе, и вам нужно извлечь все ID с этих ссылок. Для этого выполните два простых шага.

Шаг 1. Скопируйте нужную вам часть ссылки, вставьте элемент в ячейку рядом и выделите ячейки, которые нужно заполнить. Вот как у вас должно получится в итоге:

Шаг 2. Нажмите клавиши Ctrl + E, и сработает автозаполнение. Вы перенесёте данные без формул и ручного ввода:

Текст по столбцам

С помощью функции «Текст по столбцам» можно поделить на части любые элементы в таблице. Это удобно, когда нужно разбить большое количество информации, но без ошибок ввода и потери данных.

Представьте, что вам нужно разобраться в большой выгрузке на 1000 позиций: допустим, на склад поступила крупная партия нового товара или вам необходимо подготовить большой отчёт по итогам экзаменов среди девятиклассников. И вот вы получаете эту кучу данных: обычно между ними есть разделитель — пробел, точка с запятой, двоеточие и др. На скрине — пример такого разделителя в виде точки с запятой:

Шаг 1. С помощью разделителя можно показать функции, где начинается разрыв. Для этого необходимо зайти в раздел «Данные», найти кнопку «Текст по столбцам» и выбрать в открывшемся окошке подходящий вариант:

Шаг 2. Нажмите кнопку «Далее», а затем «Готово». Буквально за секунду все данные будут расположены по столбцам — теперь таблица смотрится аккуратно и с ней можно работать дальше:

Автосумма

С помощью функции «Автосумма» вы сложите данные за считанные секунды, независимо от количества. Вам не нужно писать функцию суммирования и выделять данные — всё это можно сделать буквально несколькими нажатиями на кнопку.

Чтобы посчитать данные строки или столбца с помощью автосуммы, выберите ячейку рядом со складываемыми числами, как на скрине:

Нажмите одновременно кнопки Alt и =, и программа сама посчитает вам все данные.

Транспонирование

Если вы создали большую таблицу, а потом поняли, что строки и столбцы надо поменять местами — это не конец света. Вручную переносить огромное количество информации утомительно и невероятно долго, но в экселе есть специальная функция — транспонирование, то есть преобразование массива данных, при котором строки меняются местами со столбцами. На весь процесс при транспонировании вам понадобится не более минуты.

Шаг 1. Выберите текст и скопируйте его:

Шаг 2. С помощью правой кнопки мыши вставьте текст, но не обычным способом, а с транспонированием, как на скрине ниже:

Этот приём работает в обе стороны: можно преобразовать столбцы в строки, и наоборот.

Восстановление данных

Представьте ситуацию: вы весь рабочий день готовили отчёт, потратили на него все силы. Наконец отчёт готов, и вы собираетесь закрыть документ. В этот момент вас отвлекли, и вместо кнопки «Сохранить» вы случайно нажимаете на ту, что посередине окошка — «Не сохранять».

Секунды паники и отчаяния, но не спешите отчаиваться. Эксель — умная программа, и о сохранении данных она заботится без нашего ведома, чтобы в случае таких вот непредвиденных ситуаций вы могли их восстановить.

Откройте любой другой документ эксель, нажмите на кнопку «Файл» в верхнем левом углу, затем «Сведения» и «Управление книгой». Откроется специальная папка, где хранятся все несохранённые файлы, с которыми вы когда-либо работали. Вам остаётся найти свой файл, и всё!

Сравнение

Иногда нужно быстро сравнить два списка и найти совпадения. Если данных совсем немного — можно сравнить вручную. Но когда речь идёт о большом объёме информации, поможет специальная функция — «Сравнение».

Рассказываем, как это сделать.

Шаг 1. Выделите оба списка, которые планируете сравнить:

Шаг 2. Откройте условное форматирование, нажмите «Правило выделения ячеек», затем «Повторяющиеся значения». Откроется список, где нужно выбрать «Уникальные».

Есть и другой способ. Можно выделить в таблице данные для анализа и нажать внизу кнопку «Быстрые действия» — на скрине на неё наведён курсор в конце выделенных ячеек:

Вы сможете создавать гистограммы, суммы и любые другие действия для анализа. Все они будут отображаться в таблице рядом с данными.

Подведём итог

Мы рассмотрели только восемь приёмов, как в Excel экономить время и работать с большими данными без потери информации и случайных ошибок. Их не нужно специально учить: достаточно использовать при работе с любыми документами, и через короткое время вы к ним привыкните.