Домой » «Google Таблицы»: гайд для простых людей

«Google Таблицы»: гайд для простых людей

от Ekaterina
316 просмотров
«Google Таблицы»: большой гайд для новичков

Долгое время лидерские позиции уверенно удерживал пакет офисных программ от Microsoft во главе с Excel. Однако время идет, и на передний план вышло детище Google под незамысловатым названием «Таблицы». А причин у этого достаточно. Я даже в отдельный список их собрал:

  • сервис полностью бесплатный;
  • доступ к таблицам возможен отовсюду, где есть интернет, вне зависимости от того, мобильное это устройство или десктопное;
  • все сохраняется на 100% автоматически – о нервном нажатии сочетания клавиш «CTRL+S» можно забыть;
  • очень просто и удобно реализованный совместный доступ – подключить к работе над таблицей своих коллег можно одним кликом;
  • предусмотрена возможность возврата к ранней версии таблицы – вдруг, что напутали, все мы – люди;
  • приятный бонус – вполне несложно настраивается импорт данных из внешних источников.

И это я еще не все преимущества Google Sheets перечислил. Функционал этого сервиса очень многогранен, а главное сделан для простых людей, для нашего с вами удобства. Но человек – существо достаточно примитивное, поэтому из тысячи представителей людского рода лишь сотня умеет достойно пользоваться онлайн-таблицами от компании Google, а их десятая часть, если не меньше, – задействует все функции сервиса так активно, что пыль из под колес летит.

В нашей новой статье, как вы могли заметить из названия, не будет мудреных формул или же тех сценариев по работе с Google Sheets, о которых даже их создатели уже забыли. Здесь мы расскажем вам все самое основное. Все то, что необходимо знать для уверенной работы с онлайн-таблицами. Достойное получилось введение. Приятного чтения, друзья!

Как начать работу с Google-таблицами?

Начать работать с Google-таблицей очень просто, но и здесь есть несколько вариантов. Первый, он самый простой и распространенный, – через облачное хранилище Google Drive. Думаю, нет смысла вдаваться в подробности и освещать всю историю этого сервиса, ведь вы и так всё знаете об этом диске и его функционале. Вернемся к таблицам, чтобы создать новый файл в облаке, вам нужно выполнить всего два действия:

  1. нажать большой и яркий «+» в левом верхнем углу вашего экрана;

Создаем новый файл в облаке

  1. курсором выбрать «Таблицы» из перечня возможных действий.

Выбираем «Таблицы» курсором

Но что делать тем, кто уже начал работать в Microsoft Excel (или Numbers, если речь идет о компьютере родом из Купертино). Все данные уже собраны, формулы проставлены, информация отфильтрована, а ваш руководитель только-только соизволил сообщить, что ему также необходим доступ к этой таблице. Ситуация печальная, но весьма реалистичная и ничуть не смертельная. Выход есть – нужно все ваши наработки из Excel загрузить в Google Sheets и отправить незадачливому боссу ссылку на новенькую онлайн-таблицу.

И вообще, взаимная файловая поддержка Microsoft Excel и Google Sheets делает работу с обоими сервисами очень удобной и комфортной. Респект создателям!

Файл создан, а что дальше?

Сперва окинем взглядом панель инструментов Google Таблицы. Ничего сверхъестественного мы там при всем желании не найдем. Но именно это и позволяет новым пользователям в кратчайшие сроки адаптироваться к онлайн-таблицам от Google. Интерфейс выглядит даже проще, чем в Microsoft Office. Хотя у некоторых пользователей, привыкание может отнять немного времени.

Панель инструментов Google Таблицы

Сравнивать иконки и сопоставлять наименования мы с вами не будем, не в детском садике все-таки. Но основные инструменты Google Таблицы перечислить необходимо. Слева-направо, как они расположены в панели, так я их и оставил:

  • отменить/повторить последнее действие;
  • отправка в печать;
  • копировать форматирование;
  • масштаб;
  • денежный и процентный форматы;
  • изменение количества знаков после запятой;
  • другие форматы;
  • шрифт и его размер;
  • стандартные текстовые инструменты;
  • заливка ячеек, их границы, объединение;
  • различные вариации выравнивания текста;
  • вставка ссылки, комментария, диаграммы и пр.;
  • фильтрация и функции.

Ничего сложного, все понятно интуитивно. Поехали дальше!

Рабочее пространство в Google Таблицы

Помимо панели инструментов и разлинованного листа, перед вашим взором располагаются еще несколько интересных областей на экране. Первая, о которой я хочу сказать – это так называемая «шапка». Помимо легко изменяемого названия (достаточно просто на него тапнуть), здесь располагаются вполне стандартные для офисного софта разделы. И как бонус – тайминг последнего изменения, нажав на который, вы попадете в историю выбранной таблицы. Очень полезная функция, если вы хотите что-либо перепроверить либо исправить.

Тайминг последнего изменения

Про горизонтальную и вертикальную нумерацию говорить много не буду. Главное помните о том, что в Google Таблице можно нажимать на все, а у каждой клавиши есть своя специальная функция. Например, выбрав один из столбцов (достаточно нажать на его заглавную ячейку), вы откроете следующий ассортимент действий:

Выбираем один из столбцов в Google Таблице

Аналогичный пул действий будет доступен, если вы нажмете на одну из пронумерованных ячеек в левой части экрана. Они отвечаю за строки, что вполне логично. Без внимания у нас осталась еще одна зона рабочего поля Google Таблицы, она располагается в самом низу.

Нижнее рабочее поле Google Таблицы

Это листы – все просто и во многом похоже на Excel или Numbers. Аналогичным образом, как со столбцами и строками, вы можете открыть дополнительную панель инструментов простым нажатием на заглавную ячейку.

Что можно делать с ячейками, строками, столбцами и прочим наполнением вашей онлайн-таблицы

Любой элемент Google Таблицы можно добавлять, удалять, скрывать, перемещать и изменять. Это несложно, делается обычным нажатием мышки (где-то левой кнопкой, где-то правой, а где-то и вовсе без разницы). Говоря о строках, например, разработчики Google Sheets предусмотрели отличную функцию. Работая с большими объемами информации, вы можете закрепить одну или несколько строчек так, чтобы они всегда оставались на виду.

Закрепляем одну или несколько строчек Google Таблицы

Как я и говорил ранее, большим преимуществом онлайн-таблиц от Google принято считать не только их удобство, но и возможность совместного доступа. Эта функция реализована до боли просто, но невероятно удобно. Достаточно лишь нажать в правой верхней части экрана «Настройки Доступа».

«Настройки Доступа» онлайн-таблицы GoogleА во всплывающем окне вам нужно будет выбрать уровень разрешенного доступа человеку, у которого будет эта ссылка.

Выбираем уровень разрешенного доступа

Но не волнуйтесь, вы, вряд ли помешаете друг другу, работая в таблице параллельно.

Работа в таблице параллельно

Ведь вы гарантированно будете отмечены в таблице у вашего коллеги, либо именем аккаунта Google, под которым зашли, либо «Неопознанным койотом» – у ребят-разработчиков определенного есть чувство юмора. Поработав в совместном доступе пару дней, вы откроете ни один десяток новых животных для себя.

Если же обеспокоены за те данные, что уже внесли в таблицу, и переживаете, что кто-то из коллег может вам помешать – создатели предусмотрели и это. Вы можете просто ограничить доступ к редактированию конкретного диапазона ячеек.

Ограничиваем доступ к редактированию ячеек

Кроме того, вы можете оставить комментарии, либо примечания для отдельных ячеек со словами, например: «Не трогать – очень важная информация!». Он тут же отобразится у каждого пользователя, у кого есть доступ к таблице.

Форматы и форматирования в Google Таблицах

Буду краток, форматы данных доступны самые разные:

  • текст или числа;
  • дата и время;
  • проценты;
  • финансы и валюты.

Есть и другие форматы, но все они образованы от тех, что я перечислил выше.

Форматы в Google Таблицах

За подобные изменения отвечает специальный раздел, который расположен в «шапке» вашей Google Таблицы.

Перейдем к условному форматированию. Буквально пары кликов будет достаточно для того, чтобы изменить внешний вид вашей онлайн-таблицы. Изменить шрифт, его размер, задать курсив, цвет или выравнивание текста, ячеек, столбцов и строк можно на панели инструментов.

Панели инструментов онлайн-таблицы

Автоматическое форматирование ячеек также можно задать в Google Таблицах. Вы можете, например, выделить столбец, в котором расположены даты и установить правило, что все четные дни – красные, а нечетные – синие. Система автоматически будет окрашивать каждую вновь добавленную ячейку.

Фильтруем и сортируем данные в Google Таблице

Все необходимые для фильтрации или сортировки инструменты располагаются в шапке под названием вашей таблицы в разделе «Данные».

Шапка онлайн-таблицы Google

Вот, что после нажатия мгновенно перед вами откроется:

Нажимаем раздел «Данные»

Как и всегда сортировка возможна либо по порядку, либо от конца к началу. Ее можно задать как для всей таблицы, так и для определенного столбца или диапазона. Однако будьте внимательны, а то поторопившись можно случайно отправить под сортировку еще и заголовки своей таблицы.

Для чего нужны фильтры? Они прячут те данные, которые сейчас не так важны. Например, вы загрузили в Google Таблицу квартальные отчеты всех отделов вашей компании, но проанализировать нужно лишь те, которые пришли за последний год. Выставляете соответствующий фильтр – готово, на экране осталась лишь необходимая информация.

Есть еще функция проверки и среза данных, но поиск информации об этом будет для вас факультативом, дабы не увеличивать и без того большую статью, которую вы уже наверняка устали читать.

Сводные таблицы в Google Sheets

Эта часть нашей статьи будет актуальна тем, кому близка тема аналитики. Вообще, основная задумка сводных таблиц – это структурирование информации, чтобы можно было впоследствии сделать корректный вывод. Хотите сделать из 2000 строк отчет на 20 позиций – это именно то, что вам нужно.

Как это делается? Опять-таки все просто до безумия. Раздел «Данные» и дальше выбирайте сводные таблицы. Остается только обозначить диапазон и все практически готово.

Выбираем раздел «Данные» и дальше нажимаем сводные таблицы

Визуализация данных в Google Таблицах

Конечно, есть множество самых разных сервисов для визуализации аналитических данных, например, Power BI и его аналоги. Однако, это можно сделать и в самих Google Таблицах. Мало кто пользуется этой функцией, но разработчики предусмотрели и ее. В Google Sheets вам не составит большого труда представить имеющиеся в таблице данные в формате графика или диаграммы. Это и просто, и наглядно, и очень удобно. Нужно всего лишь выделить необходимый диапазон данных и проделать то, что я заскринил ниже для вас.

Визуализация данных в онлайн-таблице Google

Уже создав диаграмму, в редакторе вы можете изменить цвета, формат данных, да и все, что вам будет угодно!

Функции, функции и еще раз функции в Google Таблицах

Чем онлайн-таблицы от Google хуже Excel? Верно, ничем. Поэтому функции есть и там, и тут. Одноименную кнопочку ищите в правой части панели инструментов вашей Google Таблицы.

Функции в Google Таблицах

Вставить функцию вручную также очень просто:

  • ставим сперва знак «=»;
  • затем пишем название буковками той функции, что нам сейчас нужна;
  • последнее и самое важное действие – заковав в скобки отмечаем диапазон данных.

Ну очень легко, говорю же!

Бонусные функции Google Таблиц. Какая же умная машина…

Очень веское преимущество Google Sheets, как и любого другого облачного сервиса от этого IT-гиганта – это взаимная интеграция с другими ресурсами. Например, взять Google Формы и что мы имеем?

Бонусные функции Google Таблиц

Одна клавиша «Создать форму» дает вам возможность свободно интегрировать этот сервис в вашу Google Таблицу. Следовательно, создав опросник, например, на тему рациона питания или умения планировать бюджет, вы сможете с легкостью проанализировать полученные результаты. Все они отобразятся в онлайн-таблице. А там и до интеграции Google Аналитики и создания автоматизированной онлайн-отчетности рукой подать. Ууух!

А знаете, как можно развить свои навыки работы с Google Таблицами и довести их до совершенства? На современных онлайн-курсах! Мы тут даже подборку писали – обязательно ознакомьтесь. Не переставайте учиться и читайте наши статьи! А еще обязательно оставляйте комментарии и хотя бы иногда заглядывайте к нам в Telegram 🙂

0 коммент
0

Почитаем еще?

Оставьте комментарий

Мы иногда используем cookie-файлы, чтобы получше узнать вас и персонализировать контент :) Замечательно!