У каждого бывают списки дел, которые не удаётся выполнить. Из-за прокрастинации и неумения распоряжаться временем дела накапливаются, дедлайны давят, а работу приходится брать на выходные. В итоге не удаётся ни нормально поработать, ни нормально отдохнуть. Всё можно исправить, если использовать приёмы тайм-менеджмента — системы управления и организации временем.
Мы собрали список 13 приложений для эффективного тайм-менеджмента. Они помогут организовать дела, больше успевать и меньше уставать. В них можно писать заметки, ставить напоминания, устанавливать приоритетность задач и даже организовать работу команды.
Todoist
Todoist — универсальный сервис для тайм-менеджмента, который подходит для решения рабочих и бытовых задач. В нём можно составить список покупок перед походом в супермаркет или спланировать работу команды в проекте.
Настраивайте собственные списки отображения задач, как вам удобно
Основные функции
- Можно создавать доски с задачами и подзадачами, для каждой задачи ставить метки.
- Для каждой задачи можно установить срок завершения и напоминания о скором дедлайне.
- Приложение позволяет организовать работу команды. Для каждой задачи можно назначить исполнителя, прописать этапы выполнения и следить за выполнением.
Преимущества
● Сервис структурирует информацию по срокам выполнения и степени приоритетности
● К любой задаче можно оставить комментарий, если необходимо ввести дополнительные данные или заметку на будущее
● Есть графическое отображение степени продуктивности — сервис даёт баллы за успешное выполнение задач в разделе «Карма»
● Вспомогательный сервис Twist позволяет выстраивать диалог внутри команды с помощью чата. Twist подключается к Todoist и генерирует список дел из сообщений
Стоимость. Базовый тариф доступен бесплатно, премиум подписка с расширенными функциями стоит 2190 руб. в год. В премиум тарифе доступно автозаполнение и цветовое кодирование, экспорт задач и интеллектуальная панель для поиска запросов.
Мнение Checkroi. Todoist — достойная альтернатива огромному числу заметок, стикеров и составленных вручную планеров. Сервис cэкономит время и поможет наладить работу небольшой команды.
Rescuetime
Rescuetime — сервис, который поможет контролировать и анализировать время и личную эффективность.
Программа анализирует ваши задачи и строит график продуктивности в течение дня
Основные функции
- Сервис создаёт отчёты в виде диаграмм об используемых пользователям приложениях, посещённых веб-сайтах и категориях активности.
- Вы можете ставить цели, корректировать скорость их достижения и отслеживать результаты в процессе.
- Все офлайн активности, вроде работы по дому или прогулки с семьёй, тоже можно вносить в трекер. Программа учитывает любые данные о распорядке вашего дня.
Преимущества
● Сервис делит всю активность на несколько категорий и подкатегорий. Каждой присваивает определённый уровень продуктивности от максимально отвлекающего фактора до помощника
● Используя сервис легко найти категорию, которая тратит ваше время впустую
● Есть блокиратор сайтов FocusTime — он запрещает доступ к отвлекающим сайтам во время работы. Данные по тому, какое время является для вас рабочим, можно ввести вручную
Стоимость. В бесплатном плане ограничено число отслеживаемых приложений и сайтов. Расширенные возможности входят в премиальный план за $6 в месяц. Также в платной версии есть более подробные отчёты и возможность неограниченного хранения данных.
Мнение Checkroi. Rescuetime — хороший сервис для тех, кто не может справиться с постоянной прокрастинацией и хочет более эффективно использовать своё рабочее время.
Trello
Trello – сервис планирования задач и управления проектами небольших команд.
В зависимости от приоритетности задачи вы можете не только переносить её в другой список, но и перемещать по нему вверх/вниз
Основные функции
- Можно создавать карточки с задачами и закреплять их на доске.
- К карточкам можно добавлять других участников, делать пометки и устанавливать сроки.
- Есть отправка уведомлений об изменениях статуса карточки.
Преимущества
● Можно импортировать данные гугл документов для создания чек-листов
● Информация может отображаться в трёх форматах: размещение на доске, по спискам или на отдельной карточке
● Помимо сроков выполнения каждая задача может содержать чаты и вложения, куда можно прикрепить файл с документом
Стоимость. Базовой версией можно пользоваться бесплатно. Команды до 100 человек, которым необходимо отслеживать множество проектов одновременно, могут оплатить бизнес-версию с неограниченным количеством досок стоимостью $10 за участника.
Мнение Checkroi. «Трелло» может облегчить и структурировать работу стартапам, малому бизнесу, фрилансерам и проектным командам — всем, для кого тайм-менеджмент является необходимостью. Сервис можно использовать в качестве списка дел или как способ структурировать информацию. Редакция Checkroi долгое время жила именно в «Трелло».
TickTick
TickTick — многофункциональное приложение для управления задачами, которое помогает придерживаться не только учебных или рабочих планов, но и справляется с организацией домашних дел.
Планировщик отслеживает все ваши планы на день и помогает оставаться в фокусе
Основные функции
- Можно создавать списки задач, добавлять заметки и комментарии к задачам.
- Есть различные форматы календаря.
- Можно настроить уведомления, которые напомнят про дедлайны.
- Есть возможность командной работы с сервисом. Можно добавить другого пользователя и следить за его процессом выполнения задач.
Преимущества
● Встроенный таймер позволяет эффективно бороться с прокрастинацией. В любой момент можно посмотреть статистику работы
● Удобное отображение задач в формате календарной сетки. Их можно установить на день, на неделю или на месяц
● Есть запись задач с помощью голосовых команд
● Для отдельных задач доступен режим пошагового выполнения в виде списка или метода канбан-доски
● Есть трекер полезных привычек, который помогает следить за питанием, водным балансом и режимом отдыха
● Есть раздел для тех, кто учит языки в формате специальных карточек для запоминания новых слов
Стоимость. Создать учётную запись и пользоваться базовой версией можно бесплатно. Если хотите использовать сервисы для командной работы и создать более 19 списков задач, придётся купить премиум-план, за $2,79 за месяц использования или $27,99 за год.
Мнение Checkroi. TickTick — простой в использовании сервис со сдержанным дизайном, который не отвлекает пользователя и позволяет сосредоточиться на выполнении списка дел.
Google Календарь
Google Календарь — это планер в формате календаря с функцией синхронизации. Его можно подключить к любому приложению и получать из него все необходимые для работы данные.
Гугл календарь работает в большинстве браузеров. Отдельно устанавливать приложение необязательно
Основные функции
- В календаре можно организовать встречи и мероприятия.
- Предусмотрена отправка уведомлений о предстоящем событии.
- В календаре также можно ставить цели и приложение предложит вам оптимальное время для её достижения.
Преимущества
● Все мероприятия из почтового ящика gmail автоматически импортируются — вы не забудете время вылета, дату сдачи отчёта или чей-нибудь день рождения
● Есть возможность синхронизации со встроенным календарём в телефоне
● Возможен доступ с любого устройства через гугл-аккаунт
Стоимость. Бесплатно. Чтобы начать работать, достаточно зарегистрировать гугл-аккаунт.
Мнение Checkroi. Простой в работе и универсальный онлайн-календарь, который подойдёт как для личных целей, так и для бизнеса.
EverNote
EverNote – функциональное приложение для создания заметок и хранения данных.
Шаблоны помогают быстрее приступить к работе и упрощают повседневную жизнь
Основные функции
- Можно делать заметки на компьютере и телефоне.
- Можно хранить ссылки на полезные веб-страницы.
- Приложение может передавать и получать данные от других сервисов.
Преимущества
● Можно использовать готовые шаблоны, которые экономят время, упрощают планирование и создание заметок. В приложении есть десятки версий — от шаблона для составления меню до бизнес-плана и трекера проектов
● Есть функция распознавания по рукописному тексту. Evernote понимает 11 языков, в том числе русский, и быстро преобразует записи на бумаге в цифровой текст
Стоимость. В базовой бесплатной версии доступно 60 Мб новых загрузок в месяц, поиск текста в изображениях, работа в офлайн-блокнотах и синхронизация между двумя устройствами. При желании можно купить премиум версию за 1 990 руб. в год с 10 Гб новых загрузок.
Мнение Checkroi. Сервис Evernote — это универсальное хранилище для заметок и замена бумажного блокнота для каждого, кто привык держать всё под контролем.
Microsoft To-Do
Microsoft To-Do – сервис для хранения данных, который позволяет планировать задачи и ставить цели для организации эффективного тайм-менеджмента.
Незавершенные задачи перейдут на следующий день, а уведомления о сроках выполнения помогут вам лучше управлять задачами
Основные функции
- Можно создавать и настраивать задачи, устанавливать для них дедлайны.
- Можно создавать списки и чек-листы, группировать их по тематике.
- Все задачи можно разбить на небольшие шаги, чтобы выполнять их поэтапно и отслеживать свой прогресс.
Преимущества
● Сервис присылает ежедневные уведомления с напоминаниями о задачах из еженедельного списка
● Личными данными можно делиться с другими пользователями
● Чтобы уж точно ничего не забыть и сделать планирование эффективным, можно делать цветовые акценты в тексте
● Сервис можно использовать из любой точки мира. Он синхронизируется на iPhone, устройствах с Android и Windows 10, а также с веб-приложением
Стоимость. Бесплатно.
Мнение Checkroi. Microsoft To-Do — многофункциональный планировщик задач для тех, кому нужно навести порядок с личными или бытовыми делами.
OneNote
OneNote — электронная замена бумажным планерам и органайзерам.
Сервис можно интегрировать в офисные приложения
Основные функции
- Можно создавать текстовые заметки, записывать цели и задачи.
- К любой задаче можно добавить фото или видео.
- Есть функция встроенного калькулятора.
- Синхронизация позволяет получить доступ к заметкам с любого устройства.
Преимущества
● Можно устанавливать теги
● Есть функция распознавание рукописного текста из рисунков, фото или отсканированных документов
Стоимость. Бесплатно для пользователей Microsoft.
Мнение Checkroi. OneNote — структурированный сервис с удобными блокнотами, разделами и страницами по разным тематикам для тех, кто ценит многофункциональность и простоту в использовании.
Notion
Notion – сервис, который позволяет создавать базы данных и доски канбан. Удобно использовать для управления проектами и большими массивами данных.
Можно настроить внешний вид страницы и добавить удобные для вас элементы
Основные функции
- Можно создавать задачи, списки дел и даже базы данных. Для каждого можно устанавливать дедлайны.
- Для экономии времени любую заметку можно найти по тегу или категории.
- Сервис позволяет назначать ответственного за выполнение задачи, установить степень срочности и статус.
Преимущества
● Сервис помогает в организации личной системы тайм-менеджмента. Его можно использовать как пространство для заметок или лист для списка важных дел
● Возможность интеграции с другими приложениями для большей эффективности и продуктивности
● Можно управлять крупными командными проектами
Стоимость. Бесплатно для личного использования. При этом делиться данными без дополнительной платы можно с пятью пользователями. Чтобы пользоваться сервисом без ограничений можно купить платную версию – стоимость $4 в мес.
Мнение Checkroi. «Ноушен» удобно использовать как сервис для корпоративных задач, а также в качестве персонализированного трекера и помощника в любых организации дел. Редакция Chekroi сейчас живёт в «Ноушене».
Timely
Timely – многофункциональное приложение для анализа времени, которое вы тратите на работу над проектами и задачами.
Пользователи хвалят сервис за красивое оформление. Кроме веб-версии есть и приложение — можно пользоваться даже вне офиса
Основные функции
- Создание задач и планирование.
- Настройка оповещений.
- Фиксация почасовых ставок работы и создание отчётов.
- Возможность организовать командную работу — привлекать к выполнению задачи несколько сотрудников, делегировать задачи другому человеку и отслеживать занятость по часам.
Преимущества
● В приложении есть специальный рабочий раздел «People» для создания отчётов по успехам каждого сотрудника
● Автоматическое заполнение календаря и анализ данных позволит всегда быть в курсе, сколько времени над чем вы работали, а также контролировать, что предстоит выполнить в будущем
Стоимость. Базовая версия для одного пользователя с возможностью вести до трёх проектов — бесплатная. За $10 в месяц можно купить тариф без ограничений в количестве проектов.
Мнение Checkroi. Timely позволяет эффективно отслеживать и анализировать рабочее время. Больше подходит для фрилансеров и всех тех, у кого почасовая оплата труда.
MyLifeOrganized
MyLifeOrganized — сервис для управления задачами, целями, проектами.
В сервисе можно отслеживать сложные процессы и устанавливать зависимости между несколькими задачами
Основные функции
- Можно оформлять списки дел и задач.
- Для каждого пункта можно прописать подзадачи для поэтапного выполнения и сделать дополнительные заметки.
- Сервис позволяет устанавливать теги и настраивать напоминания.
Преимущества
У сервиса есть функция напоминания по местоположению. Как только вы оказались по определённому адресу, MyLifeOrganized отправляет уведомление с напоминанием о том, что вам нужно сделать в конкретной локации
Стоимость. Базовая версия бесплатная. За $29.99 можно купить pro-версию с расширенным списком функций, в том числе с напоминаниями по местоположению.
Мнение Checkroi. Если вам нужен простой сервис-планировщик для личного использования без сложных функций, MyLifeOrganized — то, что вы ищете.
«Мои дела»
«Мои дела» — сервис для постановки задач и планов.
Когда открываете планер, на главной странице выскакивает нынешняя рабочая неделя, с поставленными задачами
Основные функции
- Планер создаёт задачи по дням и генерирует лист задач без указания конкретного времени выполнения.
- Любой задачей можно поделиться с коллегами для совместной работы.
- Доступна функция контроля личной эффективности.
Преимущества
● Встроенный рабочий календарь помогает организовать задачи на перспективу. У каждой даты есть отдельная цифра — зеленого, желтого и красного цвета. Цифры показывают, сколько задач пользователь запланировал на конкретный день, а цвет указывает на статус и результат их выполнения
● Есть функция голосового ввода
Стоимость. Есть бесплатная базовая версия. Но более многофункциональна pro-версия — можно купить единоразово за 599 руб. или оформить подписку на три месяца за 150 руб. В pro-версии есть синхронизация задач, автоперенос дел, многократный повтор уведомлений, чтобы точно ничего не забыть.
Мнение Checkroi. Сервис «Мои дела» подойдёт, если вам нужен удобный помощник для организации личного тайм-менеджмента, который заменит бумажный планер.
Toggl
Toggl — сервис для учёта рабочего времени. Он помогает отслеживать сколько часов и минут уходит на выполнение той или иной задачи.
Чтобы начать работать с приложением нужно нажать кнопку «пуск»
Основные функции
- Есть таймер с учётом рабочего времени.
- Можно фиксировать время выполнения задач за день, неделю или месяц с помощью удобного календаря.
- Можно создавать отчёты и анализировать время, которые вы тратите на работу и отдых.
- Есть автоматическая рассылка уведомлений.
Преимущество
В разделе Summary трекер генерирует отчёты и анализирует данные в виде диаграмм или графиков. Сразу видно, на что уходит ваше время. Файл с отчётом можно скачать, сохранить или распечатать
Стоимость. Есть бесплатная базовая версия — подойдёт для личного пользования. Если необходима командная работа и отсутствие ограничений в количестве проектов, стоит купить расширенную версию за $10 в месяц с пользователя.
Мнение Checkroi. Toggl — эффективное средство борьбы с прокрастинацией и удобный сервис для командной работы. Подойдёт тем, кому необходимо отслеживать работу сотрудников.
Коротко о главном
Приложения помогут справиться с прокрастинацией и эффективно организовать свой рабочий день. Если хотите грамотно и осознанно планировать своё время в будущем, одних электронных помощников будет недостаточно.
Если вам не хватает навыков самоорганизации, вы легко можете их прокачать на онлайн-курсах. В подборке «Лучшие онлайн-курсы тайм-менеджмента» вы найдёте короткие курсы для тех, кто хочет научиться ставить и достигать своих целей через эффективное распределения времени. Обучение поможет выявить неблагоприятные привычки и преобразовать их в позитивные для достижения баланса труда и отдыха в вашей жизни.
