Бухгалтерия онлайн: преимущества и недостатки

Декларации, зарплаты, налоги — для опытного бухгалтера обыденность, для начинающих предпринимателей — пугающая неизвестность. Вести бухгалтерский учёт новичкам помогают онлайн-сервисы.

Найти хорошего специалиста, который будет сводить дебет с кредитом, оформлять и проверять всю бухгалтерскую и налоговую отчётность бывает сложно, а работать с аутсорсинговой компанией — дорого. Поэтому оптимальным решением для многих предпринимателей может стать подключение сервиса онлайн-бухгалтерии. Использовать подобные программы дешевле, чем оплачивать работу профессионального бухгалтера, для работы с такими сервисами не нужны особые знания или специальное программное обеспечение.

Сервисы онлайн-бухгалтерии позволяют упростить жизнь предпринимателю и сократить время на ведение финансовой отчётности.  В этом материале разберёмся в принципах работы таких программ, выясним их плюсы и минусы, поймём, какие сервисы онлайн-бухгалтерии больше подходят  для ИП, а какие для ООО.

Что такое онлайн-бухгалтерия

Вбив в поисковике «бухгалтерия онлайн программа», можно найти с десяток различных сервисов и приложений. Все они обещают автоматизацию рутинных процессов.

Онлайн-бухгалтерия — «облачный» сервис с набором инструментов, которые позволяют вести первичную документацию, создавать и отправлять отчёты по всем системам налогообложения, владеть и распоряжаться электронной подписью, фиксировать расходы и доходы компании.

Какие бывают сервисы онлайн-бухгалтерии

Подобные платформы бывают двух видов: аутсорс и самообслуживание. В первом случае пользователь взаимодействует с командой бухгалтеров, которые изучают документацию компании, напоминают об уплате налогов, заполняют и отправляют в нужные органы все необходимые документы. Во втором пользователь получает только инструменты, которые помогают вести бухгалтерию, но всю работу пользователь выполняет он сам.

Сервисы на аутсорсе

Бухгалтерский аутсорс — это почти то же самое, что иметь личного бухгалтера в штате, только без необходимости оплачивать ему больничный, платить отпускные и декретные; работая с командой бухгалтеров на аутсорсе, платишь только за конкретные услуги. Правда, в этом случае предприниматель не может с глазу на глаз переговорить с бухгалтерами на аутсорсе. Все вопросы решаются по телефону, через мессенджеры или специальное приложение.

Кому подходит:

• крупной компании с большим документооборотом;
• компании с большим штатом сотрудников;
• компании, которая осуществляет наличные или валютные расчёты.

Если компания большая, работает как ООО и заключает много договоров, лучше выбирать сервисы ведения онлайн-бухгалтерии, которые работают в формате аутсорса. Они предоставляют своим клиентам не только техническую поддержку, но юридические и бухгалтерские консультации.

Сервисы самообслуживания

Задача сервиса самообслуживания — помочь найти ответ на вопрос и быстро решить проблему предпринимателя без посторонней помощи. Подобные системы помогают экономить время и деньги. Селф-сервис помогает быстро и правильно оформлять отчётность, вести документацию, фиксировать прибыль и делать расчёты.

Кому подходит:

• индивидуальным предпринимателям, которые работают по упрощённой системе налогообложения,
• индивидуальным предпринимателям, которые не нанимают сотрудников,
• предпринимателям, которые работают без кассы и наличных расчётов.

Индивидуальные предприниматели, которые могут легко рассчитать сумму налогов и сдавать декларацию раз в году могут выбирать селф-сервисы.

Преимущества онлайн-бухгалтерии

Перечислим, что выигрывает предприниматель, используя сервисы онлайн-бухгалтерии.

• Экономия средств. По сравнению с зарплатой штатных специалистов, затраты на тарифы облачных сервисов ниже. Если минимальная заработная плата бухгалтера в Москве, по данным сайта superjob.ru, составляет 40 000 руб., ежемесячная плата за услуги некоторых сервисов онлайн-бухгалтерии начинается от 300 руб.
• Нет привязки к месту. Работать с сервисом можно в любом месте и в любое время, если есть компьютер и интернет.
• Всегда актуальная информация. Сервисы предоставляют только актуальную документацию, если происходят изменения в законодательстве или вступают в силу новые правила, специалисты платформы автоматически вносят все изменения. Вам не нужно отправлять запросы в налоговую и ждать новых бланков для оформления документации.
• Есть напоминания. Уведомления вовремя сообщают пользователям о необходимости заполнить декларации и отправить отчетность.
• Можно пользоваться через телефон. Многие программы онлайн-бухгалтерии имеют мобильную версию.
• Все данные хранятся в личном кабинете. Если компьютер или телефон сломается, документы не придётся восстанавливать, если они будут храниться в личном кабинете.
• Особые знания не нужны. Пользователю требуется минимум специальных знаний, чтобы начать работать с программой. Многие сервисы предоставляют подробные текстовые и видео инструкции по заполнению документов.
• Можно быстро зарегистрироваться. Стать клиентом сервиса можно за пару минут: пройти регистрацию, оплатить тарифный план и подписать договор — если есть.
• Можно попробовать бесплатно. У многих программ онлайн-бухгалтерии есть бесплатные тестовые версии, которые помогают пользователям попробовать функционал и проверить удобство интерфейса.

Недостатки онлайн-бухгалтерии

Недостатков в работе сервисов не так много, но их важно учитывать в работе.

• Сервис не несёт ответственность перед налоговой. Онлайн-сервис для ведения бухгалтерии не несёт ответственность перед налоговой за пользователей. Это программы и люди, которые не знают тонкостей конкретного бизнеса и не видят, как предприниматель ведет дела.
• Всегда нужен интернет. Для работы с онлайн-бухгалтерией нужен постоянный доступ к интернету.
• Нужно следить за оплатой тарифного плана. Если пользователь забудет вовремя оплатить, большая часть функций отключится автоматически — это может привести к серьёзным последствиям: просрочки, неуплата налогов и проблемы с ФНС.

Онлайн-бухгалтерия: сравнение сервисов

Мы расскажем про несколько сервисов онлайн-бухгалтерии: Scloud, «Контур Бухгалтерия», «Эльба» и «Моё дело».  Сравнив программы ведения бухгалтерии, поймём, что предлагает каждая из платформ, выявим их сходства и различия, и попробуем раскрыть основные нюансы их использования.

Scloud

Scloud — облачный сервис с обширным функционалом, в программе есть 52 конфигурации. Почти любое предприятие и предприниматель сможет найти необходимые инструменты.

Для кого	для организаций, которые имеют разные формы собственности, как ИП, так и ООО
Формат услуг	в основном сервис самообслуживания, но в некоторые тарифные планы включены консультации со специалистами
Виды услуг	учёт кадров, учёт налогов, зарплатный расчёт, складской учёт, денежный учёт, аналитика, оформление отчётности и другие
Преимущества	быстрое обновление программы, оперативная работа службы техподдержки, есть функция отмены действий
Недостатки	постоянно растущая цена на тарифные планы
Стоимость	от 543 ₽/мес.
Тестовый период	14 дней

Контур Бухгалтерия

«Контур Бухгалтерия» — сервис для бухгалтеров, директоров и бухгалтерских фирм. В нём можно вести бухучёт, начислять заработную плату, больничные и отпускные, а также отправлять отчёты онлайн.

Для кого:	подходит для среднего и крупного бизнеса. Для таких компаний, где количество сотрудников не превышает 100 человек. Фирма может работать по упрощёнке либо по ОСНО и ЕНВД
Формат услуг	сервис самообслуживания
Виды услуг	кадровый, денежный и налоговый учёт, расчёт зарплаты, больничных и отпусков, дивидендов, аналитика, заполнение счетов-фактур, книг приобретений и продаж
Преимущества	удобный интерфейс, большой набор функций, подходит как для малого, так и для крупного бизнеса
Недостатки	в мобильном приложении не хватает функций, которые есть на сайте
Стоимость	от 500 ₽/мес.
Тестовый период	14 дней

«Эльба»

«Эльба» — один из самых популярных сервисов. Он помогает предпринимателями быстро отправлять отчёты в налоговую службу. Интегрируется с «Альфа-Банком», «Тинькофф банком» и «Модульбанком».

Для кого	подходит для ООО и ИП на упрощёнке, с численностью работников до 50 человек
Формат услуг	сервис самообслуживания
Виды услуг	частичный учёт кадров, зарплатный расчет, оформление отчётности
Преимущества	оперативная техническая поддержка 24 на 7; SMS напоминания о том, что пришло время сдавать отчётность и платить налоги
Недостатки	подходит только для ип; нет интеграции валютных счетов
Стоимость	от 633 ₽/мес.
Тестовый период	30 дней

«Моё дело»

«Моё дело» — сервис предоставляет удобные инструменты для автоматизации бухгалтерских процессов, консультации экспертов и индивидуальное обучение.

Для кого	подходит для ИП, малого и среднего бизнеса, использующих любые системы налогообложения, включая патентную
Формат услуг	сервис самообслуживания и аутсорс. Есть тариф персонального бухгалтера. Пользователь передаёт все финансовые задачи опытным специалистам бухгалтерского и кадрового учёта
Виды услуг	сервис оказывает большое количество бухгалтерских услуг, от электронной отчётности до удалённых консультации специалистов и сверки документов с Федеральной налоговой службой
Преимущества	есть весь необходимый функционал, более 2000 шаблонов форм документов, возможность отдать отчётность на аутсорс
Недостатки	годовая оплата, долгие ответы службы поддержки
Стоимость	от 833 ₽/мес.
Тестовый период	3 дня

Что будет, если сервис допустит ошибку

Логично, что сервисы онлайн-бухгалтерии, как и любые другие компании, оказывающие услуги, должны нести ответственность за свои ошибки. Но в России нет закона, который бы обязывал бухгалтерские фирмы отвечать перед клиентом за штрафы от ФНС и начисленные пени. Есть правила, прописанные в договорах. Именно там сказано, какую именно ответственность несёт каждая сторона. Поэтому важно смотреть на то, что конкретно прописано в договоре и обсуждать нюансы заранее.

Не всегда ограничения ответственности у сервиса указывает на его некомпетентность или ненадёжность. Так, если у онлайн-бухгалтерии нет широкого функционала, такой сервис и не обязан брать на себя дополнительные риски.

Стоит уточнять сомнительные моменты у технической поддержки и не боятся отстаивать свои права. Есть случаи, когда пользователи отстаивали свои права в суде и получали компенсацию по возмещению убытков, если возникали проблемы по вине сервиса. Но это скорее исключение из правил, большинство создателей программ онлайн-бухгалтерии дорожат своей репутацией и стараются быстро решать спорные вопросы.

Что важно знать перед тем, как подключиться к сервису онлайн-бухгалтерии

Перед подключением важно подготовиться

К выбору программы ведения бухгалтерии онлайн необходимо подходить со всей ответственностью: тестировать сервисы, воспользовавшись пробным периодом, читать отзывы, внимательно изучать договор перед тем, как оплатить тарифный план, задавать интересующие вопросы в службу поддержки, чтобы точно понимать какие услуги и в какой мере будут оказаны. Будет не лишним и хотя бы в общих чертах разобраться в системе налогообложения.

Онлайн-бухгалтерия — не защита от налоговой

Выбирая сервис онлайн-бухгалтерии, стоит понимать, что это реальное упрощение рутинных операций и экономия времени. Но ни один сервис не даст стопроцентных гарантий, что у пользователя не возникнет проблем с налоговой. Это серьёзный и очень сложный механизм, поэтому нельзя закрывать глаза на отчётность, необходимо тщательно проверять все документы, сверяться с налоговой и следить за законами.

На онлайн-бухгалтерии лучше не экономить

Не стоит экономить на бухгалтерских услугах. Обычно, чем дешевле тариф у онлайн-сервиса, тем меньше у него функций. Чем дороже стоимость, тем больше открывается инструментов. Поэтому пользователю важно понимать, за что именно он платит и хватит ли ему тех функций, которые входят в тариф.

Также не стоит забывать, что подобные сервисы не видят всех нюансов того или иного бизнеса. Если бизнесмен или его сотрудники начнут принимать наличные средства от клиентов и не будут пробивать чеки, то штатный бухгалтер сможет увидеть это нарушение и исправить его последствия, а онлайн-бухгалтер этого не сделает.

Запомнить главное

• Автоматизация бухгалтерского учета упрощает жизнь предпринимателям и сокращает время на ведение бухгалтерии.
• Несмотря на схожесть многих сервисов онлайн бухгалтерии, у них есть одно важное отличие — либо пользователь сам выполняет бухгалтерские задачи с помощью специальных электронных инструментов, либо передает их специалисту.
• Чтобы использовать сервисы, не нужно владеть специальными знаниями, досконально вникать в законы, устанавливать специальное программное обеспечение.
• При выборе сервиса необходимо внимательно читать договор, не стесняться задавать интересующие вопросы у технической службы и обсуждать спорные моменты на берегу.
• Использовать программы онлайн-бухгалтерии дешевле, чем оплачивать работу профессионального бухгалтера, при этом, если грамотно подойти к выбору сервиса, то результаты будут впечатляющими.