Дорожная карта проекта: понятие, примеры и советы по реализации

Понимать суть дорожной карты (roadmap) должен каждый project-менеджер. Поговорим на примерах о том, что она из себя представляет и какой бывает. В конце статьи рассмотрим пять онлайн-сервисов, с помощью которых можно быстро создавать такие карты для удобного зрительного восприятия.

Дорожная карта проекта — это инструмент, при помощи которого можно визуально отобразить смысл генерального плана. В зависимости от типа карты могут указывать цели, этапы, сроки и ответственных за процессы исполнителей. При их составлении специалист стремится к тому, чтобы участник бизнеса получил четкое представление о программе или продукте. Карта — это не статический ориентир, она может и должна корректироваться.

Источник фото                                                         Пример простой дорожной карты

За создание и реализацию проекта отвечает руководитель или project-менеджер, который обеспечивает взаимодействие между участниками команды и следит за соблюдением промежуточных сроков выполнения задач. Если хотите глубже развиваться в этом направлении, рекомендуем курс «Управление проектами» от Skillbox. Кроме того, предлагаем изучить наш рейтинг лучших курсов для руководителей по эффективному управлению.

Разновидности дорожных карт по целям

Дорожная карта всегда составляется для проекта, хотя project roadmap можно выделить как отдельное понятие. Это не шаблонный инструмент, который можно строго классифицировать, но в рамках управления проектом выделим следующие дорожные карты:

• Продуктовая. Здесь отображают стратегию разработки или усовершенствования товара или услуги. Продуктовая карта может быть нацелена на сотрудников компании и являться ориентиром для исполнителей. При открытом внешнем доступе она оповещает аудиторию о планах компании.
• Технологическая (IT). В таких документах отражают перспективы усовершенствования материально-технической базы. В них содержится информация о текущем положении дел и намеченных изменениях.
• Маркетинговая. Эта дорожная карта показывает, к чему и как стремится команда по продвижению.
• Для отдела кадров. С помощью такой карты HR-менеджер показывает руководству потребность в новых кадрах на ближайшее время.
• Для клиента. Призвана показать доступные услуги и продукты, перспективы развития, выгоды постоянного сотрудничества.
• Для увеличения продаж. Дает менеджерам по продажам четкое представление о том, чего от них ожидают к установленным срокам в рамках текущей стратегии.
• Для бизнеса. Схема показывает задачи, поставленные перед всеми отделами компании.

Делить roadmap на типы можно лишь условно, так как они могут видоизменяться в зависимости от сфер деятельности и целей. Содержание определяют исходя из специфики проекта и людей, на которых нацелен документ. Проектные дорожные карты также могут составляться для инвесторов и партнеров.

Не следует путать project roadmap с бэклогом, системой управления проектами или списком, где перечисляются мероприятия. Дорожная карта — это не подробное техническое задание. Ее, скорее, можно назвать памяткой для целевой аудитории. В первую очередь она расставляет приоритеты и показывает цели, которые компания планирует достичь в отведенные сроки.

Классификация дорожных карт по способу реализации

Существует несколько способов ее воплощения исходя из детализации:

• Календарный график. Это перечень задач с указанием сроков, исполнителей, контрольных показателей и доступных ресурсов. Такие планы преимущественно служат декларацией намерений.
• Экспертный анализ. Разрабатывается как прогноз развития на разных стадиях. Аналитики указывают ключевые точки и их взаимосвязь. Обычно составляется в форме многослойной диаграммы.
• Концепция. Здесь определяют стратегию развития продукта и возможные сценарии. Схема состоит из множества диаграмм и выполняет одновременно планирующую, маркетинговую и коммуникативную функции.
• План управления. Составляется на основе генерального плана проекта. Главная цель — визуализация промежуточных результатов и координация действий исполнителей.

При формировании roadmap чаще всего используют такие методы разработки, как Waterfall (каскадная модель) и Agile (гибкая).

Waterfall — это метод, который предусматривает четкую последовательность этапов без возврата к предыдущим стадиям и пропусков. К преимуществам Waterfall относят простую и понятную структуру процесса, удобную отчетность, возможность с высокой степенью точности просчитать сроки и бюджет до момента запуска.

Главный минус каскадной модели — отсутствие гибкости. При форс-мажоре, увеличивающем расходы, необходимо привлекать новые средства или экономить за счет других стадий. Как правило, под сокращение попадают фазы исследований и тестирований продукта. Бюджет может только возрастать, а вот сэкономить за счет оптимизации практически невозможно.

В новых модификациях Waterfall эти недостатки частично исправлены. Например, в модели «Сашими» этапы не следуют строго друг за другом, а совпадают по времени. Это дает больше пространства для маневра и большее приближение к реалиям.

Также есть вариант работы со снижением рисков, предусматривающий разделение на несколько направлений.

Agile — база для многих популярных методов управления, включая Lean и Scrum. Гибкая модель предполагает разбивку процесса на циклы. Итог каждого — достижение определенной цели. Еще плюс — постоянное взаимодействие руководителей и исполнителей, что дает возможность своевременно вносить поправки.

Есть и относительные минусы. Реализация по методу Agile требует от участников команды опыта и квалификации. Чаще всего это влечет за собой высокую зарплату, что не всегда подходит заказчику. Гибкий график не дает спрогнозировать точный бюджет, потому что трудно сказать, какие дополнительные работы потребуются на пути к достижению главной цели. Когда на решение задачи выделена ограниченная сумма, это становится проблемой.

Советы по реализации простой дорожной карты внутри проекта

Что нужно продумать, прежде чем приступить к составлению карты:

• основные цели;
• стратегию реализации перспектив;
• промежуточные задачи;
• хронологию этапов;
• способы отслеживания и управления рабочим процессом.

Если roadmap предназначена для руководителя, то должна быть представлена стратегия, сроки, необходимые ресурсы. Партнерам и инвесторам нужно показать выгоды от сотрудничества, исполнителям — четко определить задачи для каждого этапа. Иногда стоит предусмотреть несколько вариантов достижения главной цели.

Этапы работ над картой и простой пример

Roadmap можно делать до создания устава. Процедура разработки не стандартизирована, поэтому руководитель самостоятельно определяет последовательность действий. Пример классической схемы:

1. Отображение сроков, целей, исполнителей и других ключевых элементов. Нужно указать главную задачу (например, полный переход на цифровую платформу) и время, отведенное на ее решение. Также проставляются сроки выполнения каждого этапа.

Источник скриншота

Это план по разработке и запуску блога на сайте, созданный с помощью google-таблиц. Сразу видны задачи, поставленные перед конкретными исполнителями, и сроки для каждого этапа. Бюджет и технические задания лучше отобразить в других документах.

2. Выбор формата. Это зависит от масштабов. Можно вручную составить таблицу XLS, как в примере сверху, или разработать схему с помощью других популярных программ типа PowerPoint. Для реализации долгосрочных проектов удобнее использовать платные онлайн-сервисы.
3. Согласование. Прежде чем показывать результат заказчику, стоит обсудить его с исполнителями. Нужна полная уверенность в том, что для достижения цели достаточно ресурсов.

Для масштабных проектов иногда разрабатывают несколько дорожных карт: для клиентов, потенциальных инвесторов, внутреннего пользования и т. п.

Сервисы для разработки дорожных карт

Бесплатно создать визуальный документ для бизнеса можно с помощью общедоступных программ. Эти инструменты удобны для новичков, но опытные специалисты предпочитают специальные сервисы. Ежемесячные расходы на подписку не станут обременительными даже для project-менеджера, но обычно их берет на себя компания. Кроме того, везде есть возможность попробовать бесплатную версию.

ProductPlan

Услугами этого сайта пользуются Coca Cola, Adobe, HubSpot. Месячная подписка стоит от $39, есть бесплатный 14-дневный период.

Пользователям предлагают на выбор шаблоны, возможность загружать таблицы Excel, экспортировать файлы в разные форматы и т.д. Из недостатков отметим отсутствие русскоязычного интерфейса, а также относительно высокую стоимость подписки.

С самого начала все в ProductPlan казалось интуитивно понятным. Я смог составить свою первую дорожную карту и поделиться ею с командой менее чем за 20 минут, — Ross Nelson, IT Manager Belron.

Roadmap Planner

Сервис для создания дорожных карт, основанных на диаграмме Ганта. Этот метод визуализации считается продвинутым инструментом планирования проектов. Программой пользуются в 8Guild, Nearshore Technology, Waitrose.

Сайт доступен на нескольких языках, включая русский. Подписка на месяц обойдется минимум в $5,83, но есть двухнедельный бесплатный период. Можно использовать доступные шаблоны и приглашать пользователей на просмотр в любом количестве. Из минусов — отсутствие экспорта и интеграций.

Roadmunk

Благодаря разнообразию шаблонов планов и стратегий этот сервис позволяет быстро формировать схемы. Среди его подписчиков — Microsoft, Amazon, MasterCard и Netflix.

Для начала сервис предлагает попробовать бесплатную 14-дневную версию. Ежемесячная подписка обойдется от $19. Пользователи могут вручную добавлять новые элементы, разрабатывать карты совместно, экспортировать файлы в другие форматы и интегрироваться с Jira. Русский язык пока недоступен.

Aha!

Сервис дороже остальных (от $59 ежемесячно), но команды из 2–4 человек могут бесплатно пользоваться упрощенной версией продукта с ограниченным количеством опций. Также доступен 30-дневный пробный период. Партнерами сайта являются Siemens, Dell, Linkedin, HootSuite.

Эта англоязычная программа подойдет маркетинговым компаниям и командам, работающим над созданием продуктов. Есть набор готовых шаблонов с настройками доступа: зритель, владелец, рецензент. Можно интегрировать Google Analytics, Zendesk, Jira и другие онлайн-сервисы. У Aha! есть как десктопная версия, так и мобильное приложение.

В результате сотрудничества с Aha! наша команда заметила значительное сокращение времени и повышение эффективности сразу в нескольких отделах: от поддержки клиентов и продаж до управления продуктами. Расходы нашей производственной группы на техническое обслуживание и разработку резко снизились, — Michael Loiacono, Software Portfolio Manager Siemens.

Venngage

Удобный онлайн-конструктор, позволяющий быстро разработать дорожную карту на основе любого из многочисленных шаблонов. Сайт работает на английском, русском, французском и многих других европейских языках. Для владельцев бизнеса месячная подписка составляет $49, для частных лиц — $19. Есть бесплатная версия продукта с базовым набором опций.

Помимо дорожных карт, можно создавать дополнительные маркетинговые материалы: презентации продуктов, буклеты, бизнес-планы. Готовую roadmap можно сразу опубликовать в соцсетях или расшарить по ссылке. К относительным недостаткам можно отнести отсутствие мобильной версии и ограничения для пользователей бесплатного режима (например, наличие водяного знака Venngage на изображениях).

Кроме разнообразных шаблонов клиенты подобных сервисов получают доступ к учебным материалам. Они могут обратиться за консультацией к экспертам и другим пользователям или даже заказать разработку project roadmap. Последнее делать не рекомендуется. Ведь каждый способен быстро научиться самостоятельно решать свои бизнес-задачи с помощью онлайн-курсов из наших рейтингов:

• Топ-10 курсов по управлению командами;
• Топ курсов по управлению на Agile: Scrum, Kanban, Lean;
• Топ-8 курсов для директоров по маркетингу;
• Топ лучших онлайн-курсов по бизнес-аналитике;
• Подборка курсов и бесплатных материалов для предпринимателей.

Карта проекта в общем доступе: интересные примеры

В конце прошлого года государственная компания «Автодор» представила новую карту развития сети российских скоростных автодорог. Проект рассчитан до 2035 года. Главная цель — увеличить общую протяженность магистралей на 12,6 тыс. километров (до 17,6 тыс.).

На этой карте видно, где планируют построить или реконструировать скоростные дорожные участки к 2024, 2030 и 2035 году. Указаны конкретные плюсы: повышение уровня безопасности и комфорта водителей и пассажиров, ожидаемый экономический эффект. Однако, как это часто бывает с государственными организациями, остается много вопросов. Например, нет данных по объему финансирования. Планируется, что до трети бюджета обеспечат частные инвесторы, но как их будут привлекать — пока не решили.

В большинстве случаев дорожная карта — это внутренний документ, доступ к которому имеют только руководители, сотрудники и партнеры. Компания может сделать ее достоянием общественности, как это произошло в предыдущем примере, но иногда происходят несанкционированные утечки информации. Так случилось с корпорацией Intel в 2019 году.

Немного предыстории. В первой половине 2020 года пользователи Интел с нетерпением ожидали выхода настольных 10-нанометровых процессоров Ice Lake. Представители компании не давали анонсов, но с учетом выпуска аналогичных мобильных CPU в конце 2019-го пользователи резонно на это рассчитывали. Утечка заставила их сильно огорчиться.

Карта отображает, что выход настольных 10-нанометровых Ice Lake до конца 2021 года — не цель для Intel. В нынешнем году на рынке появятся модели Comet Lake, в 2021-ом на смену придут Rocket Lake, но все они являются 14-нанометровыми. Такие новости означают, что Intel в этом сегменте отстала от AMD. На момент появления утечки клиенты компании надеялись, что выложенное изображение — фейк от конкурентов.

Выводы

• Дорожная карта отображает главные и промежуточные цели, сроки их реализации, ожидаемый экономический эффект и другие базовые показатели.
• Существуют разные уровни детализации. Способ подачи материала во многом зависит от адресата, в качестве которого выступает потребитель, инвестор, заказчик или команда исполнителей.
• При разработке используют каскадную (Waterfall) или гибкую модель (Agile) в их различных модификациях.
• В карту можно вносить изменения, если этого требует ситуация.
• Для оформления подойдут как общедоступные программы, так и платные онлайн-сервисы.

Дорожная карта может вносить много неясностей как среди тех, кто хочет научиться ее применять, так и среди людей, на которых она нацелена. Не стоит слишком стараться при ее разработке или рассматривать только как строгий план действий. Карта призвана, в первую очередь, облегчить понимание или обеспечить согласованность внутри проекта. Она должна передавать общее видение и ценности руководителя или команды. Лучшие онлайн-курсы для управленцев, собранные у нас, помогут быстро понимать текущие проблемы и достигать поставленных целей, и это важнее того, какой тип роадмапа или сервис для его реализации вы выберете.