Постановка целей по SMART — что это за методология и как её применять

Умение ставить цели помогает добиваться успехов в жизни: личной, социальной, творческой и профессиональной. Цели определяют вектор вашего движения, подпитывают мотивацию по нему двигаться и даже дают на это ресурсы.

При этом просто задаться целью недостаточно. Вспомните, как часто вы составляли списки дел на новый год, день рождения или понедельник. Подсчитайте, какая часть из них была воплощена в жизнь. Как правило, большие и маленькие задачки довольно быстро исчезают с радаров и перестают влиять на повседневную жизнь. Человек склонен быстро о них забывать или заменять другими.

SMART — это подход к описанию целей и постановке задач, который помогает добиваться их выполнения. Если прочесть название просто как слово, а не аббревиатуру, то smart по-английски значит умный, сообразительный. И SMART помогает действительно по-умному ставить цели, что значит с большей вероятностью их достигать. Такие задачи реальны и конкретны, а их формулировка уже содержит предварительный план их достижения.

В этой статье даём объяснение понятия SMART-цели и расшифровку аббревиатуры и рассказываем, как можно применить умное планирование в работе и жизни.

Что такое SMART

Постановка целей по SMART помогает добиваться личных и профессиональных желаний. Аббревиатура SMART соответствует первым буквам критериев, по которым в менеджменте цель определяется как грамотно поставленная: конкретности, измеримости, достижимости, согласованности и определённости во времени. Разберёмся в этих критериях подробнее.

S: specific, ясная и конкретная цель

В момент постановки задачи важно убедиться, что вы однозначно поняли, чего хотите и конкретно это сформулировали. На то есть как минимум 2 причины:

1. Чем очевиднее цель, тем точнее прицел. Без чёткой формулировки мы похожи на новобранца, который взял пулемёт и зажмурив глаза в панике палит, куда попало. Выглядит эффектно, но неэффективно. Только с однозначно определённой целью можно стать снайпером и разработать оптимальную стратегию её достижения: по трудозатратам, времени, финансам и другим показателям.
2. Чем яснее цель, тем яснее задачи. Редко можно встретить проект из одного человека, чаще всего вы работаете в команде с одним или несколькими другими людьми. И в таких условиях важно удостовериться в отсутствии эффекта сломанного телефона: исполнитель может не понять задачу и некорректно выполнить работу. Задачи на пути к достижению конкретной цели максимально ясны и понятны — вы сможете запросить обратную связь, откалибровать свои планы с сотрудниками и удостовериться, что были правильно поняты.

Неконкретная цель: повысить эффективность работы.

Конкретная цель: внедрить систему мотивации и повысить качество работы сотрудников.

М: measurable, измеримая цель

Вам нужно обозначить конкретные целевые цифры. Результат может быть измерен в объёмах продаж, денежном эквиваленте, количестве отзывов, новых клиентов или подписчиков, времени уделённому какой-то деятельности — выбор единицы измерения зависит от желаемого результата.

Так вы получите сразу несколько преимуществ.

1. Цель становится ещё более конкретной. Когда она выражена в точных цифрах, движение к ней ещё более сфокусировано.
2. Можно детально распланировать путь к цели. Цифры помогают разделить процесс достижения результата на этапы и распределить его во времени оптимальным образом.
3. Можно отслеживать динамику и прогнозировать. Количественно выраженный результат показывает уровень прогресса в каждый момент времени и позволяет спрогнозировать время достижения желаемого.

Неизмеримая цель: увеличить доход фирмы.

Измеримая цель: увеличить прибыль компании на 20%.

A: achievable, достижимая цель

Цель должна быть достижимой. Недостижимая задача может мотивировать какое-то время, но результат даст вряд ли — она ведь недостижима — и в итоге от неё придётся отказаться. Если вам не хватает мотивации — обратите внимание на книги, которые заставят вас начать действовать.

Достижимая — не обязательно лёгкая. Можно ставить сложные задачки, которые бросят вам вызов, но будьте уверены, что вы готовы на этот вызов ответить. Помните о ресурсах для выполнения плана.

Для удобства можно оценивать достижимость цели по импровизированной шкале от 1 до 4: от недопустимой к легко достижимой.

1. Недопустимая цель. О том, что с ней не справиться, исполнитель знает заранее ещё на этапе планирования. Для достижения желаемого в срок понадобится работать 24 часа в сутки и привлечь больше людей и ресурсов, чем есть в вашем распоряжении. Такие цели нельзя ставить ни перед собой, ни перед другими.
2. Труднодостижимая цель. Для достижения результата понадобится приложить максимум усилий и активировать все свои знания и умения. Задачи для достижения таких целей вполне по силам исполнителю, но в порядке исключения. Если они становятся нормой, результатом будет профессиональное выгорание. Но будучи разовыми такие задачи становятся своеобразным вызовом для человека и после достижения результата он испытывает моральное удовлетворение от приложенных усилий и ощутимого результата.
3. Достижимая цель. Для её достижения нужно решить такие задачи, которые ровно укладываются в ресурсы, уровень опыта, навыков и знаний исполнителя. Именно такие задачи должны быть стандартом для специалиста в любой области и составлять большую часть его повседневных обязанностей. Так он без последствий в виде переработок, усталости и потери мотивации сможет полностью раскрыть свой потенциал и наиболее эффективно расходовать своё время и умения.
4. Легко достижимая. Задачи, ведущие к ней, слишком просты для исполнителя. Они либо не требуют от человека задействовать его навыки в полной мере, либо предполагают слишком растянутые сроки. Справившись с таким заданием довольно быстро, человек может потерять интерес к работе и мотивацию добиваться желаемого.

В идеале в трудовом графике следует сочетать и чередовать труднодостижимые и достижимые цели.

Недостижимая: превратиться в кота.

Достижимая: нарядиться в костюм кота.

R: relevant, актуальная и согласованная цель

Каждую цель стоит проверить на соответствие основной идее: вашей жизни, проекта, компании — смотря о чём речь.

Это нужно, чтобы согласовать между собой и оптимальным образом распределить людей и ресурсы, занятые в разных целях одного проекта.

Этот критерий позволяет также определить истинность цели.

Несогласованная цель: повысить мотивацию сотрудников и сократить зарплату на 20%.

Согласованная цель: повысить мотивацию сотрудников и выдать премию за перевыполнение плана.

T: time-bound, определённая во времени

Задача без дедлайна — это не задача. Если не установить срок, к которому она должна быть выполнена, скорее всего она выполнена и не будет. Поэтому для любой задачи нужно выставлять дедлайн.

Если вы не можете прямо сейчас точно установить сроки, прикиньте примерные даты, к которым вы сможете реализовать намеченное. Установите плавающий дедлайн, если нужно — это всё равно будет эффективнее, чем отсутствие всякого дедлайна и не даст задаче растянуться до бесконечности.

Задачи бывают разной степени срочности:

• долгосрочные — дольше года,
• среднесрочные — от 3 месяцев до года,
• краткосрочные — до ста дней.

Одну долгосрочную задачу стоит разделить на среднесрочные и мелкие краткосрочные подцели.

При установке сроков кроме важности цели постарайтесь объективно оценить ресурсы компании и навыки сотрудников. Если есть возможность, увеличьте срок ещё на 30% на случай непредвиденных обстоятельств.

Неопределённая во времени: увеличить доход компании на 100% за 24 часа.

Определённая во времени: увеличить доход компании на 100% за 6 месяцев.

Мы разобрались в 5 критериях постановки целей, которые дали название методике. Теперь посмотрим, что ещё нужно учесть при работе с целью и как передать поставленную задачу в работу сотрудникам.

Как применять SMART

Технику постановки целей по SMART можно применять в бизнесе, творчестве, личной и любых других сферах жизни. Вот ещё несколько дополнительных рекомендаций от редакции, как сделать постановку и достижение желаемого ещё эффективнее.

Определите стратегию проекта. Поставленная по SMART и успешно достигнутая цель никак вам не поможет, если она не соответствует общей концепции вашей жизни, проекта или компании. Чтобы не тратить время на постановку целей в вакууме, опишите в общем стратегию той сферы вашей деятельности, к которой относится цель.

Подготовьте оптимальные условия. Перед постановкой цели оцените ресурсы и ситуацию в целом. Подумайте, какие начальные условия можно оптимизировать прямо сейчас без привлечения дополнительных ресурсов: перераспределить уже имеющиеся, отказаться от каких-то задач или поставить их на паузу, убедиться, что все сотрудники занимают места в соответствии с навыками и др.

Начните с общих целей. В идеале стоит пройти несколько циклов постановки целей по SMART: от долгосрочных к краткосрочным. Тогда каждую долгосрочную задачу нужно разбить на среднесрочные подцели, а их в свою очередь — на ещё более мелкие. Так вы повысите эффективность методики и окажете себе услугу: все цели проекта будут связаны в единую систему и управлять ими будет легче.

Ведите записи. Записывайте ответы на вопросы по каждому из критериев. Наглядность поможет увидеть плюсы и минусы постановки цели как таковой, убедиться, что все 5 критериев учтены и отследить логику, по которой вы оценивали сроки, ресурсы и др. Наглядность сэкономит вам время, если понадобится дополнительно обсудить с кем-то рассматриваемую цель или внести корректировки в процессе. Вы можете просто вести записи в блокноте или составлять интеллект-карты.

Делайте ревизию. Особенно долгосрочных целей. В этом вам как раз помогут записи — сверьтесь с намеченным планом и разведайте, не появились ли какие-то новые факторы. Это могут быть ограничивающие обстоятельства и вам придётся перераспределить ресурсы, пересмотреть сроки или ожидаемый результат. А если появились какие-то технологии, инструменты или специалисты, которые наоборот могут помочь ускорить достижение цели или повысить качество результата — тогда ваша задача гибко встроить их в текущий процесс.

Поощряйте исполнителей. Мотивация способствует более эффективному выполнению задачи. Это необязательно деньги, порой достаточно просто похвалить исполнителя и выразить признательность и уважение к его профессионализму и усердию. Если речь идёт о команде — можно провести тимбилдинг. В отдельных случаях мотивация, особенно нематериальная, вызывает прилив вдохновения, стимулирует креативность и запускает процесс генерации идей у сотрудника. Его инсайты могут помочь вам посмотреть на задачу под новым углом и дополнительно оптимизировать намеченный план.

Думаем, что эти рекомендации помогут вам сделать постановку целей легче, а их достижение — эффективнее.

Чек-лист постановки SMART-целей сотрудникам

Теперь, когда мы разобрались в том, как сформулировать цель по SMART, узнаем, как передать задачи по её достижению в работу сотрудникам.

1. Расскажите, к какой области относится задача — в самом начале расскажите, о какой зоне ответственности сотрудника, направлении деятельности компании или проекте какого клиента пойдёт речь.
2. Обрисуйте вкратце результат — используйте пока более общую формулировку цели, чтобы не усложнять восприятие. Детали лучше вводить постепенно, это случится дальше. Может подойти формулировка, в которой цель пришла к вам перед тем, как вы её расписали по 5 критериям SMART.
3. Обоснуйте важность — покажите сотруднику ценность задачи: для компании, филиала, отдела или его самого. Обратите внимание сотрудника, в чём его выгоды от достижения желаемого. При обсуждении этой нематериальной мотивации используйте индивидуальный подход — учитывайте потребности конкретного сотрудника.
4. Обозначьте последовательность действий — распишите алгоритм из конкретных шагов. Задача сотрудника — выполнить эти действия в соответствии с вашим техническим заданием, а разработать это ТЗ — ваша.
5. Убедитесь, что сотруднику понятны термины — отследите реакцию сотрудника во время объяснения алгоритма действий и всё непонятное расшифруйте простыми словами.
6. Расставьте приоритеты — подскажите, с чего именно сотруднику начать и что должно быть выполнено обязательно, на чём ему сфокусироваться и на что обратить внимание.
7. Определите ресурсы — расскажите сотруднику, какие ресурсы для выполнения задачи в его распоряжении — материальные, нематериальные и человеческие.
8. Обсудите возможные риски — и предложите готовые варианты их минимизации и преодоления.
9. Обозначьте сроки — конечный срок, когда результат должен быть полностью достигнут, дедлайн для сотрудника и промежуточные контрольные точки.
10. Опишите критерии оценки результата — количественные и качественные. Чтобы повысить уровень восприятия, приведите аналогии для качественных критериев, а для количественных — сравнительные характеристики.
11. Объявите контролирующие лица — чтобы сотрудник понимал, перед кем он будет отчитываться за промежуточные и итоговый результаты.
12. Убедитесь, что сотрудник понял поставленную задачу — для этого задайте сотруднику открытые вопросы. У него должен получиться краткий пересказ, из которого будет понятно: что делать и в каком порядке, что должно получиться в итоге, кто оценивает результат и сколько у сотрудника на это времени и ресурсов.
13. Соберите обратную связь — опытный сотрудник может предложить варианты оптимизации намеченного плана: более грамотного распределения ресурсов, дополнительные методы ускорения процесса или принципиально новое решение поставленной задачи.

Помните, что даже если вы детально проработали обоснование цели, рассчитали ресурсы и сроки, расписали шаги и учли все риски, цель может быть не достигнута из-за банального непонимания исполнителем задачи или каких-то её деталей.

Универсальные планировщики

Мало поставить цель, самое важное — достичь её. Поэтому в дополнение к разбору принципов постановки целей мы подготовили список сервисов, которые помогут отслеживать поставленные задачи.

1. Remember the milk. Позволяет планировать задачи и обладает широким ассортиментом возможностей: устанавливать напоминания на заданную дату, составлять списки, подключать уведомления на почту или мессенджеры и др.
2. Trello. Канбан-доска, в которой можно создавать задачи в виде карточек и присваивать им название, сроки и разные метки. Есть возможность добавлять сотрудников и организовать целый «онлайн-офис».
3.  Any.do. Сервис с минималистичным дизайном и удобным интерфейсом. Позволяет добавлять задачи, прикреплять к ним вложения, помечать тегами и устанавливать напоминания.
4. Google Keep. В нём можно делать заметки разных форматов: текст, фото, голосовые записи и др. Можно добавлять напоминания, а для сортировки — изменять цвета карточек или присваивать им ярлыки.
5. Todoist. В нём несколько форматов отображения задач: можно смотреть задачи на текущий день, рабочие или личные или собирать целые проекты. Можно изменять цвета карточек, сортировать задачи по степени важности и смотреть статистику выполненных задач.

Умение правильно ставить задачи и достигать желаемых целей полезны не только при работе с проектами. Это универсальные действия, которые помогут и в личном росте. Применяя систему SMART и используя разные планировщики, вы станете более организованы и сможете легко справляться с любыми задачами.

Подведём итог

Перед постановкой цели постарайтесь собрать максимально полные вводные. Так вы сможете поставить конкретную задачу, понятную исполнителю, расписать шаги её достижения, оценить ресурсы, выставить адекватный дедлайн и понять, как должен выглядеть результат.

Убедитесь, что все люди, привлечённые к достижению цели, до конца поняли ценность задачи и алгоритм действий. Если в проекте занято несколько человек, координируйте их и при необходимости перераспределяйте задачи. Следите, чтобы план достижения цели не мешал достижению смежных целей.

Не забывайте время от времени пересматривать план — особенно для среднесрочных и краткосрочных целей. Обстоятельства могут измениться настолько сильно, что намеченный план может тормозить вас на месте, а то и откатывать от цели.