Матрица приоритетов Эйзенхауэра: простая техника распределения задач

Если вы хотите быстро расставлять приоритеты, не закапываться в бесконечном потоке задач и не тратить время на бесполезное, попробуйте простую технику тайм-менеджмента — матрицу Эйзенхауэра. 

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это техника тайм-менеджмента, которая позволяет быстро сортировать задачи по приоритету, помогает навести порядок в делах и решить проблемы с организацией работы и постоянной нехваткой времени. 

Суть матрицы заключается в том, чтобы научиться сортировать свои задачи по важности и срочности, используя простую схему. 

Матрица Эйзенхауэра 

Какие задачи поможет решить матрица Эйзенхауэра

Матрицу Эйзенхауэра можно применять к рабочим задачам и повседневным делам.

• Разобрать накопившиеся дела — матрица поможет оценить реальное количество дел и задач, которые вам необходимо выполнить в ближайшее время. 
• Выстроить приоритеты — если у вас много задач и вы не понимаете за какую нужно браться в первую очередь, если вы постоянно срываете дедлайны и не видите результата своей работы, матрица Эйзенхауэра поможет расставить приоритеты. Этот метод помогает отделить важное от срочного, а не срочное от наименее важного, а также сократить время на дела, которые не приносят пользы и результата.
• Распланировать время — матрица Эйзенхауэра поможет распределить задачи на день, неделю, месяц или даже год вперёд. 

Кому подойдёт эта техника, а кому нет 

Матрица Эйзенхауэра создана для тех, кому нужен чёткий тайм-менеджмент.

Кому подойдёт. Матрица облегчает работу руководителям, предпринимателям, стартаперам, менеджерам проектов и продуктов. Метод подойдёт всем тем специалистам, которые часто сталкиваются с большим потоком задач и бывают в ситуациях, когда дел много, но за что взяться в первую очередь непонятно. 

За счёт своей простоты матрица может помочь в работе, учёбе и в обычной жизни всем тем, кому нужно чёткое планирование и распределение накопившихся дел: студентам, домохозяйкам, фрилансерам, родителями, удалёнщикам и др. 

Кому не подойдёт. Если у вас нет проблем с расстановкой приоритетов и большого потока задач, но при этом вы хотите выполнять ежедневные дела вовремя, продуктивно работать и успевать отдыхать, попробуйте использовать другие техники тайм-менеджмента. В статье «10 техник тайм-менеджмента» мы подробно рассказали про различные методики, которые помогают управлять временем на работе и дома. 

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — простой инструмент, чтобы применить эту технику не нужны особые навыки или знания. Для начала вам нужно составить список всех задач и по каждой из задач ответить «да» или «нет» на два вопроса: 

•  Эта задача важная? 
•  Эта задача срочная?

Затем возьмите лист бумаги и поделите его на четыре квадрата, в них и занесите полученные ответы на два вопроса. Должно получиться примерно следующее: 

Анализ заполненной матрицы Эйзенхауэра

После того как вы распределите все задачи по квадратам, вы сможете оценить, на какие дела у вас уходит больше всего времени, а до каких задач никак не доходят руки. 

Красный квадрат лидирует. Это явный сигнал тревоги. Задачи в этом квадрате неизбежны, но если срочных и важных дел слишком много, то есть вероятность, что в скором времени наступит эмоциональное выгорание. В этом квадрате должно быть как можно меньше дел, для этого придётся пересмотреть свой график, проставить дедлайны, составить чёткое расписание и на несколько дней полностью отказаться от выполнения задач, которые находятся в голубом квадрате.

Зелёный квадрат лидирует. Это хороший показатель. Здесь находятся те задачи, которые должны привести вас к главной цели. Если задач в этом квадрате больше всего, значит, вы умеете грамотно расставлять приоритеты. 

Жёлтый квадрат лидирует. Решение этих задач не помогает вам достичь цели, они мешают сосредоточиться на важном, снижают эффективность и выматывают. Почти все эти задачи вы, наверняка, сможете делегировать кому-то другому и освободить своё время для решения других задач. Если делегировать задачи не получается, попробуйте снизить их влияние на расписание и беритесь за эти задачи только тогда, когда красный и зелёный квадраты окажутся пустыми.

Голубой квадрат лидирует. Все эти дела можно перенести на потом или не сделать их вовсе. Выполнение этих задач никак не влияет на вашу результативность. Если таких задач большинство, то есть большая опасность застрять в рутине, из-за этого может развиться стресс и ощущение постоянного бегства от проблем. Вам нужно фиксировать время на выполнение этих дел и сокращать его до минимума. 

Плюсы и минусы матрицы Эйзенхауэра

Как и у любой другой техники тайм-менеджмента у матрицы Эйзенхауэра есть свои преимущества и недостатки. 

Плюсы

• Простота. Матрицу легко заполнить, для исполнения этой техники не нужно долго изучать теорию или осваивать сложные алгоритмы. 
• Универсальность. Эту технику тайм-менеджмента можно применить в работе, учёбе и жизни. 
• Широкий горизонт планирования. Матрица Эйзенхауэра помогает распланировать дела на день, неделю, месяц и даже год.
• Быстрота. Те, кто регулярно пользуется матрицей, обычно расставляют задачи по квадратам за 2–3 минуты. 

Минусы

• Субъективность анализа. Матрица помогает быстро расставить приоритеты, но эта техника не подразумевает серьёзной оценки задач. Из-за этого можно неправильно распределить дела по квадратам и ещё больше ухудшить своё положение.
• Не учитываются другие факторы. Не все задачи можно строго разделить на срочно, не срочно, важно и неважно. Иногда нужно ориентироваться на психологическое состояние исполнителя, ожидаемую эффективность от конкретной задачи и другие факторы. 

В каких программах можно создать матрицу Эйзенхауэра 

Если вы не привыкли писать от руки и не хотите пользоваться блокнотом, чтобы составить свою матрицу, воспользуйтесь одной из программ.

Evernote

Популярный сервис для заметок. В нём уже есть готовый шаблон матрицы, который можно настроить под себя. Можно завести отдельную заметку с матрицей на день, неделю или месяц. 

Шаблон матрицы Эйзенхауэра в сервисе Evernote

Notion

Это сервис, в котором можно составлять списки дел, создавать базы данных, использовать доски канбан, календари и напоминания. В «Ноушене» можно работать в одиночку и большой командой. Здесь тоже есть готовый шаблон-пример для создания матрицы Эйзенхауэра. 

Шаблон матрицы Эйзенхауэра в сервисе Notion

«Битрикс24»

«Битрикс24» — это система управления бизнесом. Сервис помогает соблюдать дедлайны, автоматизировать отношения с клиентами и создавать сайты. Также в сервисе можно быстро создать матрицу Эйзенхауэра.

Пример распределения дел по матрице Эйзенхауэра в сервисе «Битрикс24»

Полезные советы при работе с матрицей Эйзенхауэра

Расскажем несколько приёмов, которые помогут эффективнее пользоваться матрицей Эйзенхауэра.

Расставьте приоритеты внутри квадратов. Промаркируйте все задачи, чтобы точно понимать за что вы берётесь в первую очередь. Это позволит облегчить ситуацию, если находитесь в режиме цейтнота. 

Создайте несколько матриц. Возможно, задачи будут решаться быстрее, если провести чёткую грань между работой, учёбой и личной жизнью. Выделите отдельное время для решения задач в каждой из матриц.

Держите перед глазами список главных целей. Выпишите отдельно самые важные цели, к которым вы стремитесь и сортируйте задачи так, чтобы их выполнение привело вас к желаемому результату. Это поможет не сбиться с курса. 

Меняйте матрицу. Вы можете настраивать матрицу Эйзенхауэра под свои задачи и потребности, менять цвета, добавлять ячейки и факторы распределения задач. Делайте так, как вам будет удобно.

Матрица Эйзенхауэра — простая и удобная техника тайм-менеджмента. Она поможет быстро расставить приоритеты текущим задачам, организовать их продуктивное выполнение и обуздать хаос. Матрицу можно нарисовать на обычном листе бумаге или в различных сервисах и приложениях. Помимо этой техники, в тайм-менеджменте существует много других методик. Узнать о них и научиться их грамотно применять можно на онлайн-курсах.