Жизнь современного человека сложно представить без стремления к продуктивности. Мы пишем планы на день и год, составляем списки целей и задач, отмечаем важные события в календаре и ставим напоминания, чтобы ничего не забыть. Эти действия помогают грамотно распределить время на рабочие и личные дела.
Планирование задач и времени организует не только рабочий процесс, но и мыслительный. Порядок в голове, в свою очередь, наводит порядок и в жизни. Но раскладывать по полочкам информацию необязательно только в голове или в бумажном ежедневнике. Можно довериться компьютеру и воспользоваться специальными сервисами, которые помогут организовать работу и повседневную рутину. Это здорово облегчит жизнь и сведёт к минимуму переживания о том, чтобы не забыть, например, позвонить родственникам, сдать отчёт к определённому времени или выпить таблетки перед ужином.
В этой статье мы расскажем об одной из таких программ-помощников — Notion.
Для чего нужен Notion
Notion — это многофункциональное приложение-органайзер. Программа похожа на бумажный ежедневник, но её возможности намного шире. Вы можете создавать в Notion страницы для учёбы или личных дел, вести любые проекты и работать в команде.
Организованное пространство Notion значительно экономит время: вы не переключаетесь между бесчисленными приложениями, папками на компьютере и вкладками в браузере — вся информация находится на одном листе, структуру и вид которого всегда можно поменять.
Несмотря на большое количество инструментов, интерфейс приложения минималистичный, а навигация понятная и удобная. В Notion нет лишних элементов, которые могли бы отвлечь вас от выполнения задач.
В приложении можно:
- делать рабочие заметки;
- хранить личные записи, ссылки, файлы и документы;
- вести трекеры привычек и чек-листы;
- создавать и сортировать таблицы;
- планировать события в календаре;
- добавлять канбан-доски;
- собирать дашборды;
- управлять проектами;
- фильтровать и структурировать информацию;
- отслеживать расходы и денежные поступления;
- делиться материалами по ссылке;
- импортировать данные из других программ.
Набор возможностей Notion очень объёмный. Необязательно использовать все инструменты сразу. Выбирайте те функции, которые вам нужны: например, можно сфокусироваться на создании списков и ведении заметок или разобраться, как сделать таблицу в Notion и практиковаться в этом. Изучайте возможности органайзера и настраивайте своё рабочее пространство постепенно.
Как скачать Notion
Программу можно скачать с официального сайта и установить на компьютер. В Notion можно работать на ОС Windows и Mac.
Существует и мобильная версия Notion для iOS и Android. Бесплатно скачивайте в App Store или Google Play и создавайте идеальное рабочее пространство.
Если вы не хотите устанавливать приложение на компьютер, то им можно пользоваться в браузере. Для этого нужно зайти на сайт и создать учётную запись. Читайте ниже, как это сделать.
Как зарегистрироваться в Notion
Для регистрации в Notion вам понадобится электронная почта и пара свободных минут. Следуйте нашей инструкции и создавайте учётную запись в браузере.
Шаг 1. Откройте официальный сайт Notion. В правом верхнем углу найдите кнопку «Log in» и нажмите на неё.
Так выглядит стартовая страница официального сайта Notion
Шаг 2. Выберите способ регистрации. Вы можете синхронизировать приложение с аккаунтом Google или Apple ID. Для этого нажмите «Continue with Google» или «Continue with Apple». Это ускорит регистрацию в Notion.
Можно зарегистрироваться, используя электронный адрес других почтовых сервисов. Введите свою почту в поле, которое находится посередине экрана. Затем нажмите «Continue with email». В этом случае вам придёт письмо с временным паролем, который нужно вписать в пустое поле.
Способы регистрации в Notion
Шаг 3. Откройте письмо, которое пришло вам на почту. Скопируйте временный пароль и введите его в поле «Sign up code». Затем нажмите «Create new account».
Временному паролю есть альтернатива — переход по ссылке из письма. Выбирайте тот вариант, который кажется более удобным.
Так выглядит поле для временного пароля
Шаг 4. Добавьте информацию о себе. Впишите личные данные — имя и фамилию, и придумайте постоянный пароль. Можно сразу загрузить фотографию.
Заполните личную информацию
Шаг 5. Определитесь со сценарием работы. Выберите тот, что вам подходит — самостоятельный или командный.
Выберите сценарии работы в Notion
Поздравляем, вы зарегистрировались в Notion и теперь можете знакомиться с его функциями.
Как настроить Notion под себя
Как только вы закончите регистрацию, перед вами появится стартовая страница. На ней будут отображены в виде чек-листа базовые функции Notion, которые можно сразу опробовать. Например, написать текст, выделить слова курсивом, добавить картинку или видео в заметки, сделать список задач и создать новую страницу.
На стартовой странице Notion есть подсказки для первых шагов
Под текстовой информацией вы найдёте короткие видеоинструкции, которые помогут разобраться в элементах приложения.
В панели управления слева расположены другие страницы и блоки: для заметок, задач на день, чтения и др. Их можно менять местами, переименовывать, копировать, объединять в группы и удалять. Для этого нужно навести на страницу, нажать на 3 точки и выбрать функцию из предложенных:
Создаём новую страницу
Для работы в Notion можно использовать готовые страницы, настраивая их под себя. Однако это лишает возможности разобраться в тонкостях функций и инструментов органайзера. Лучше создать свою страницу и настроить её самостоятельно. Ниже мы расскажем, как это сделать.
Шаг 1. В меню слева выберите «Add a page» и нажмите на строку. Перед вами появится белый лист, которому нужно придумать название и решить, как будет организована работа — в планах, чек-листах, обычных заметках, таблицах или смешанном формате. Например, создадим страницу для учёбы, внесём название и добавим обложку:
Шаг 2. Далее создадим чек-лист, чтобы было удобнее оформлять задачи и помечать выполненные. Для этого нужно нажать на поле под названием страницы и ввести «/To-do list» или добавить нужный блок, выбрав «+»: 
Шаг 3. Добавим все задачи, которые нужно выполнить. Слова можно подчеркнуть, сделать курсивом или полужирным шрифтом — выделите текст и выберите нужную функцию.
Чек-лист с задачами
У нас получился такой список задач. Можем его расширить и добавить текст, внести ссылки на страницы в браузере, блоки с заметками или иллюстрациями и др. Нажмите на «+» рядом с пустым квадратиком и выберите блок, который хотите добавить. На учебную страницу мы добавили напоминания, текстовые заметки и ссылки на литературу. Вот, что вышло в итоге:
Необязательно добавлять только эти блоки. В Notion есть множество других элементов, которые стоит внести в свой дашборд: медиафайлы, маркированные списки, математические формулы и др.
Используем шаблоны
Шаблоны в Notion — это готовые страницы. Они собраны по профессиям и занятиям, поэтому найти подходящий будет легко. Для студентов есть шаблоны расписания, конспектов занятий, дневника с оценками, словаря, списка литературы и калькулятора бюджета. Есть варианты и для дизайнеров, hr-специалистов, менеджеров и др.
Шаблоны можно посмотреть во вкладке «Templates», которая находится в панели слева. Нажимайте на неё, чекайте готовые страницы и копируйте в своё пространство для работы, учёбы или личных дел. Элементы шаблона можно изменять, перемещать, группировать и подстраивать под себя.
Все готовые страницы размещаются на сайте. Вы можете создать свой шаблон и поделиться им с другими пользователями.
Добавляем календарь на страницу
В календаре можно отметить важные даты, наглядно представить планы на месяц, отследить выполнение задач и оценить прогресс работы над проектом. Читайте ниже, как сделать календарь в Notion, и добавляйте этот блок на свою страницу.
Существует 2 способа, как добавить календарь: в виде отдельной страницы или встроенным блоком. В любом случае, перед вами появятся дни текущего месяца с пустыми полями, которые нужно заполнить.
Нажимайте на нужные даты и организуйте свой календарь через карточки. В них можно вносить информацию, ссылки, ставить дедлайны, отмечать исполнителей и др. Более подробная notion инструкция по созданию календаря есть на сайте.
Импортируем файлы в Notion
Цель приложения состоит в том, чтобы собрать нужные для работы файлы, документы, задачи, ссылки и таблицы в одном месте. Это значительно экономит время и сосредотачивает внимание. Поэтому в Notion есть функция синхронизации с другими приложениями и импорта документов из Evernote, Google Drive, Jira, Trello и др.
Чтобы импортировать файлы, нужно выбрать в панели управления слева «Import». Перед вами появится табличка со списком приложений. Нажмите на нужную программу, подтвердите доступ к аккаунтам при синхронизации с Evernote, Trello и Google Docs и перенесите текстовые заметки, медиафайлы и другие документы в Notion.
Тарифы Notion
Сейчас пользователям доступно 4 тарифа: персональный, персональный уровня Pro, командный и корпоративный. Читайте подробное описание каждого в таблице ниже.
| Тариф | Кому подойдёт | Возможности тарифа | Стоимость |
| Персональный | всем, кто хочет организовать личные и рабочие дела |
загрузка файлов весом не более 5 MB | бесплатно |
| Персональный Pro | всем, кто любит структурировать задачи и хочет иметь больше опций для организации рабочего пространства |
| 4$/мес. при годовой подписке, 5$/мес. при ежемесячной подписке. Студентам и преподавателям можно пользоваться приложением бесплатно, если у университета продлена аккредитация |
| Для командной работы | стартапам, начинающим компаниям и небольшим фирмам |
| 8$/мес. за одного участника при годовой подписке, 10$/мес. за одного участника при ежемесячной подписке |
| Корпоративный | крупным компаниям |
| по договорённости |
Аналоги Notion
Notion объединяет в себе функции планировщика, заметочника и органайзера. Поэтому аналогов с такими же возможностями найти непросто. Существуют отдельные приложения по ведению заметок, планированию задач и организации домашних, учебных и рабочих дел. Если с Notion подружиться не получилось, а желание переключаться между ссылками и программами осталось, воспользуйтесь следующими приложениями.
Microsoft To-Do. Бесплатный сервис, в котором можно хранить документы, организовывать списки, разбивать задачи на этапы, выделять важные события и заметки цветом, ставить напоминания и отслеживать свою продуктивность. Преимущество программы в том, что Microsoft To-Do допускает синхронизацию с телефоном, компьютером и веб-приложением и предоставляет общий доступ с другими пользователями.
Todoist. Сервис тайм-менеджмента, который подходит для командной работы. В программе можно ставить дедлайны, добавлять напоминания, сортировать данные в приоритетном порядке, разбивать задачи на подзадачи, назначать исполнителей, оставлять комментарии сотрудникам и следить за рабочим процессом. Сначала попробуйте планировать в бесплатной версии Todoist, а затем переходите на премиум тариф.
Trello. Программа, в которой можно организовывать командную работу и управлять проектами. Задачи создаются в карточках и прикрепляются на доску. В них можно добавлять файлы, менять статусы, определять исполнителей, ставить дедлайны и оставлять комментарии.
Evernote. Сервис для сбора и ведения заметок, планирования задач, хранения ссылок и управления проектами. В приложении есть готовые шаблоны, которые вы можете скопировать и подстроить под себя. Evernote отличается от других программ возможностью распознавания рукописного текста.
Timely. Трекер задач, в котором можно отследить, сколько времени вы тратите на выполнение работы. В функционал Timely также входят планирование и настройка оповещений. Приложение подходит для командной работы. В меню есть строка «People», где можно посмотреть, какие задачи выполнил сотрудник и выгрузить отчёт с его успехами. Отдельный плюс программы — красивое оформление, приятные цвета и мягкие оттенки.
Мои дела. Русскоязычный сервис для планирования задач. Рабочие и личные дела можно распределить по дням в календаре. Отслеживать выполнение задач помогают цветные и цифровые обозначения. В программе доступны функции голосового ввода и контроля эффективности.
Подведём итог: плюсы и минусы Notion
В этой статье мы рассказали, как скачать и установить Notion, создать учётную запись, настроить страницы приложения под себя и начать в нём работу. Конечно, эта программа подойдёт не всем. Кто-то захочет перейти на новую площадку, а кому-то удобнее пользоваться привычными сервисами и инструментами. Вы можете начать работать в бесплатной версии программы и решить, стоит ли использовать её дальше.
Соберём преимущества и недостатки Notion, которые помогут вам определиться с выбором.
Плюсы Notion:
- Широкий набор функций. Notion объединяет возможности нескольких программ и заменяет множество инструментов. В приложении можно на одном листе писать и редактировать заметки, хранить ссылки и файлы, создавать таблицы, канбан-доски и базы знаний и отмечать события в календаре;
- Настройка страниц «под себя». Вы сами выбираете, как структурировать информацию на страницах приложения. Notion полностью подстраивается под ваши предпочтения;
- Визуальная организация. Всю информацию о проекте вы можете собрать на одной странице — дашборде, и в процессе работы открывать те ссылки или заметки, которые нужны;
- Приятный интерфейс. Дизайн Notion минималистичный, что позволяет сосредоточить внимание на рабочем процессе;
- Групповой доступ. Вы можете делиться чек-листами, списками и другими материалами с друзьями, коллегами или родственниками. Также Notion отлично подходит для командной работы.
Минусы Notion:
- Интерфейс на английском языке. Поменять язык на русский в Notion нельзя. Конечно, можно посмотреть видеоуроки на ютубе, почитать инструкции, воспользоваться переводчиком или интуитивно догадаться о некоторых функциях. Но это усложняет и замедляет рабочий процесс. С другой стороны, появилась мотивация подтянуть английский;
- Нет офлайн-версии. Информация хранится в облаке и материалы можно синхронизировать между устройствами. Однако без доступа к сети вы не сможете воспользоваться Notion;
- Проблемы в мобильной версии. Мобильное приложение долго скачивается, а на телефоны с ОС iOS ниже обновления 13.0 программу установить нельзя. При работе на Android не всегда доступны новые версии Notion.
Следуйте инструкциям из нашей статьи, создавайте идеальные дашборды и организуйте свою работу так, чтобы ничего не забывать и всё успевать. Желаем продуктивной работы с Notion!
