Тест: подходит ли тебе фриланс?

Пройти тест
Агрегатор онлайн-курсов Checkroi.ru Блог Сервисы для бизнеса и управления Как работать в Notion: установка, регистрация и инструкции по использованию

Как работать в Notion: установка, регистрация и инструкции по использованию

624 просмотров Время прочтения: 18 минут

Жизнь современного человека сложно представить без стремления к продуктивности. Мы пишем планы на день и год, составляем списки целей и задач, отмечаем важные события в календаре и ставим напоминания, чтобы ничего не забыть. Эти действия помогают грамотно распределить время на рабочие и личные дела.

Планирование задач и времени организует не только рабочий процесс, но и мыслительный. Порядок в голове, в свою очередь, наводит порядок и в жизни. Но раскладывать по полочкам информацию необязательно только в голове или в бумажном ежедневнике. Можно довериться компьютеру и воспользоваться специальными сервисами, которые помогут организовать работу и повседневную рутину. Это здорово облегчит жизнь и сведёт к минимуму переживания о том, чтобы не забыть, например, позвонить родственникам, сдать отчёт к определённому времени или выпить таблетки перед ужином.

В этой статье мы расскажем об одной из таких программ-помощников — Notion.

Для чего нужен Notion

Notion — это многофункциональное приложение-органайзер. Программа похожа на бумажный ежедневник, но её возможности намного шире. Вы можете создавать в Notion страницы для учёбы или личных дел, вести любые проекты и работать в команде.

Организованное пространство Notion значительно экономит время: вы не переключаетесь между бесчисленными приложениями, папками на компьютере и вкладками в браузере — вся информация находится на одном листе, структуру и вид которого всегда можно поменять.

Несмотря на большое количество инструментов, интерфейс приложения минималистичный, а навигация понятная и удобная. В Notion нет лишних элементов, которые могли бы отвлечь вас от выполнения задач.

В приложении можно:

  • делать рабочие заметки;
  • хранить личные записи, ссылки, файлы и документы;
  • вести трекеры привычек и чек-листы;
  • создавать и сортировать таблицы;
  • планировать события в календаре;
  • добавлять канбан-доски;
  • собирать дашборды;
  • управлять проектами;
  • фильтровать и структурировать информацию;
  • отслеживать расходы и денежные поступления;
  • делиться материалами по ссылке;
  • импортировать данные из других программ.

Набор возможностей Notion очень объёмный. Необязательно использовать все инструменты сразу. Выбирайте те функции, которые вам нужны: например, можно сфокусироваться на создании списков и ведении заметок или разобраться, как сделать таблицу в Notion и практиковаться в этом. Изучайте возможности органайзера и настраивайте своё рабочее пространство постепенно.

Ежедневные советы от диджитал-наставника Checkroi прямо в твоем телеграме!
Подписывайся на канал
Подписаться

Как скачать Notion

Программу можно скачать с официального сайта и установить на компьютер. В Notion можно работать на ОС Windows и Mac.

Существует и мобильная версия Notion для iOS и Android. Бесплатно скачивайте в App Store или Google Play и создавайте идеальное рабочее пространство.

Если вы не хотите устанавливать приложение на компьютер, то им можно пользоваться в браузере. Для этого нужно зайти на сайт и создать учётную запись. Читайте ниже, как это сделать.

Как зарегистрироваться в Notion

Для регистрации в Notion вам понадобится электронная почта и пара свободных минут. Следуйте нашей инструкции и создавайте учётную запись в браузере. 

Шаг 1. Откройте официальный сайт Notion. В правом верхнем углу найдите кнопку «Log in» и нажмите на неё.

Так выглядит стартовая страница официального сайта NotionТак выглядит стартовая страница официального сайта Notion

Шаг 2. Выберите способ регистрации. Вы можете синхронизировать приложение с аккаунтом Google или Apple ID. Для этого нажмите «Continue with Google» или «Continue with Apple». Это ускорит регистрацию в Notion.

Можно зарегистрироваться, используя электронный адрес других почтовых сервисов. Введите свою почту в поле, которое находится посередине экрана. Затем нажмите «Continue with email». В этом случае вам придёт письмо с временным паролем, который нужно вписать в пустое поле.

Способы регистрации в Notion Способы регистрации в Notion 

Шаг 3. Откройте письмо, которое пришло вам на почту. Скопируйте временный пароль и введите его в поле «Sign up code». Затем нажмите «Create new account».

Временному паролю есть альтернатива — переход по ссылке из письма. Выбирайте тот вариант, который кажется более удобным.

Так выглядит поле для временного пароляТак выглядит поле для временного пароля

Шаг 4. Добавьте информацию о себе. Впишите личные данные — имя и фамилию, и придумайте постоянный пароль. Можно сразу загрузить фотографию.

Заполните личную информациюЗаполните личную информацию

Шаг 5. Определитесь со сценарием работы. Выберите тот, что вам подходит — самостоятельный или командный.

Выберите сценарии работы в NotionВыберите сценарии работы в Notion

Поздравляем, вы зарегистрировались в Notion и теперь можете знакомиться с его функциями.

Как настроить Notion под себя

Как только вы закончите регистрацию, перед вами появится стартовая страница. На ней будут отображены в виде чек-листа базовые функции Notion, которые можно сразу опробовать. Например, написать текст, выделить слова курсивом, добавить картинку или видео в заметки, сделать список задач и создать новую страницу.

На стартовой странице Notion есть подсказки для первых шаговНа стартовой странице Notion есть подсказки для первых шагов

Под текстовой информацией вы найдёте короткие видеоинструкции, которые помогут разобраться в элементах приложения.

В панели управления слева расположены другие страницы и блоки: для заметок, задач на день, чтения и др. Их можно менять местами, переименовывать, копировать, объединять в группы и удалять. Для этого нужно навести на страницу, нажать на 3 точки и выбрать функцию из предложенных:

Для этого нужно навести на страницу, нажать на 3 точки и выбрать функцию из предложенных

Создаём новую страницу

Для работы в Notion можно использовать готовые страницы, настраивая их под себя. Однако это лишает возможности разобраться в тонкостях функций и инструментов органайзера. Лучше создать свою страницу и настроить её самостоятельно. Ниже мы расскажем, как это сделать.

Шаг 1. В меню слева выберите «Add a page» и нажмите на строку. Перед вами появится белый лист, которому нужно придумать название и решить, как будет организована работа — в планах, чек-листах, обычных заметках, таблицах или смешанном формате. Например, создадим страницу для учёбы, внесём название и добавим обложку:

Например, создадим страницу для учёбы, внесём название и добавим обложку

Шаг 2. Далее создадим чек-лист, чтобы было удобнее оформлять задачи и помечать выполненные. Для этого нужно нажать на поле под названием страницы и ввести «/To-do list» или добавить нужный блок, выбрав «+»:  Далее создадим чек-лист, чтобы было удобнее оформлять задачи и помечать выполненные

Шаг 3. Добавим все задачи, которые нужно выполнить. Слова можно подчеркнуть, сделать курсивом или полужирным шрифтом — выделите текст и выберите нужную функцию.

Чек-лист с задачамиЧек-лист с задачами  

У нас получился такой список задач. Можем его расширить и добавить текст, внести ссылки на страницы в браузере, блоки с заметками или иллюстрациями и др. Нажмите на «+» рядом с пустым квадратиком и выберите блок, который хотите добавить. На учебную страницу мы добавили напоминания, текстовые заметки и ссылки на литературу. Вот, что вышло в итоге:

Нажмите на «+» рядом с пустым квадратиком и выберите блок, который хотите добавить

Необязательно добавлять только эти блоки. В Notion есть множество других элементов, которые стоит внести в свой дашборд: медиафайлы, маркированные списки, математические формулы и др.

Используем шаблоны

Шаблоны в Notion — это готовые страницы. Они собраны по профессиям и занятиям, поэтому найти подходящий будет легко. Для студентов есть шаблоны расписания, конспектов занятий, дневника с оценками, словаря, списка литературы и калькулятора бюджета. Есть варианты и для дизайнеров, hr-специалистов, менеджеров и др.

Шаблоны можно посмотреть во вкладке «Templates», которая находится в панели слева. Нажимайте на неё, чекайте готовые страницы и копируйте в своё пространство для работы, учёбы или личных дел. Элементы шаблона можно изменять, перемещать, группировать и подстраивать под себя.

Все готовые страницы размещаются на сайте. Вы можете создать свой шаблон и поделиться им с другими пользователями.

Добавляем календарь на страницу

В календаре можно отметить важные даты, наглядно представить планы на месяц, отследить выполнение задач и оценить прогресс работы над проектом. Читайте ниже, как сделать календарь в Notion, и добавляйте этот блок на свою страницу.

Существует 2 способа, как добавить календарь: в виде отдельной страницы или встроенным блоком. В любом случае, перед вами появятся дни текущего месяца с пустыми полями, которые нужно заполнить.

Существует 2 способа, как добавить календарь: в виде отдельной страницы или встроенным блоком

Нажимайте на нужные даты и организуйте свой календарь через карточки. В них можно вносить информацию, ссылки, ставить дедлайны, отмечать исполнителей и др. Более подробная notion инструкция по созданию календаря есть на сайте.

Импортируем файлы в Notion

Цель приложения состоит в том, чтобы собрать нужные для работы файлы, документы, задачи, ссылки и таблицы в одном месте. Это значительно экономит время и сосредотачивает внимание. Поэтому в Notion есть функция синхронизации с другими приложениями и импорта документов из Evernote, Google Drive, Jira, Trello и др.

Чтобы импортировать файлы, нужно выбрать в панели управления слева «Import». Перед вами появится табличка со списком приложений. Нажмите на нужную программу, подтвердите доступ к аккаунтам при синхронизации с Evernote, Trello и Google Docs и перенесите текстовые заметки, медиафайлы и другие документы в Notion.

Тарифы Notion

Сейчас пользователям доступно 4 тарифа: персональный, персональный уровня Pro, командный и корпоративный. Читайте подробное описание каждого в таблице ниже.

Тариф Кому подойдёт Возможности тарифа Стоимость
Персональный всем, кто хочет организовать личные и рабочие дела
  • создание страниц и блоков в неограниченном количестве,
  • синхронизация с другими устройствами, 
  • общий доступ для 5 пользователей,

загрузка файлов весом не более 5 MB

бесплатно
Персональный Pro всем, кто любит структурировать задачи и хочет иметь больше опций для организации рабочего пространства
  • загрузка файлов без ограничений в размере и весе,
  • неограниченный общий доступ,
  • история версий сохраняется в течение 30 дней,
  • все опции персонального тарифа 
4$/мес. при годовой подписке, 5$/мес. при ежемесячной подписке.

Студентам и преподавателям можно пользоваться приложением бесплатно, если у университета продлена аккредитация

Для командной работы стартапам, начинающим компаниям и небольшим фирмам
  • совместное рабочее пространство,
  • неограниченное количество участников,
  • есть роль администратора,
  • загрузка файлов и добавление блоков и страниц без ограничений
8$/мес. за одного участника при годовой подписке, 10$/мес. за одного участника при ежемесячной подписке
Корпоративный крупным компаниям
  • доступ к обновлениям Notion в приоритетном порядке, 
  • бессрочная история версий, 
  • индивидуальный контракт,
  • все опции командного тарифа 
по договорённости

Аналоги Notion

Notion объединяет в себе функции планировщика, заметочника и органайзера. Поэтому аналогов с такими же возможностями найти непросто. Существуют отдельные приложения по ведению заметок, планированию задач и организации домашних, учебных и рабочих дел. Если с Notion подружиться не получилось, а желание переключаться между ссылками и программами осталось, воспользуйтесь следующими приложениями.

Microsoft To-Do. Бесплатный сервис, в котором можно хранить документы, организовывать списки, разбивать задачи на этапы, выделять важные события и заметки цветом, ставить напоминания и отслеживать свою продуктивность. Преимущество программы в том, что Microsoft To-Do допускает синхронизацию с телефоном, компьютером и веб-приложением и предоставляет общий доступ с другими пользователями.

Todoist. Сервис тайм-менеджмента, который подходит для командной работы. В программе можно ставить дедлайны, добавлять напоминания, сортировать данные в приоритетном порядке, разбивать задачи на подзадачи, назначать исполнителей, оставлять комментарии сотрудникам и следить за рабочим процессом. Сначала попробуйте планировать в бесплатной версии Todoist, а затем переходите на премиум тариф.

Trello. Программа, в которой можно организовывать командную работу и управлять проектами. Задачи создаются в карточках и прикрепляются на доску. В них можно добавлять файлы, менять статусы, определять исполнителей, ставить дедлайны и оставлять комментарии.

Evernote. Сервис для сбора и ведения заметок, планирования задач, хранения ссылок и управления проектами. В приложении есть готовые шаблоны, которые вы можете скопировать и подстроить под себя. Evernote отличается от других программ возможностью распознавания рукописного текста.

Timely. Трекер задач, в котором можно отследить, сколько времени вы тратите на выполнение работы. В функционал Timely также входят планирование и настройка оповещений. Приложение подходит для командной работы. В меню есть строка «People», где можно посмотреть, какие задачи выполнил сотрудник и выгрузить отчёт с его успехами. Отдельный плюс программы — красивое оформление, приятные цвета и мягкие оттенки.

Мои дела. Русскоязычный сервис для планирования задач. Рабочие и личные дела можно распределить по дням в календаре. Отслеживать выполнение задач помогают цветные и цифровые обозначения. В программе доступны функции голосового ввода и контроля эффективности.

Подведём итог: плюсы и минусы Notion

В этой статье мы рассказали, как скачать и установить Notion, создать учётную запись, настроить страницы приложения под себя и начать в нём работу. Конечно, эта программа подойдёт не всем. Кто-то захочет перейти на новую площадку, а кому-то удобнее пользоваться привычными сервисами и инструментами. Вы можете начать работать в бесплатной версии программы и решить, стоит ли использовать её дальше.

Соберём преимущества и недостатки Notion, которые помогут вам определиться с выбором.

Плюсы Notion:

  1. Широкий набор функций. Notion объединяет возможности нескольких программ и заменяет множество инструментов. В приложении можно на одном листе писать и редактировать заметки, хранить ссылки и файлы, создавать таблицы, канбан-доски и базы знаний и отмечать события в календаре;
  2. Настройка страниц «под себя». Вы сами выбираете, как структурировать информацию на страницах приложения. Notion полностью подстраивается под ваши предпочтения;
  3. Визуальная организация. Всю информацию о проекте вы можете собрать на одной странице — дашборде, и в процессе работы открывать те ссылки или заметки, которые нужны;
  4. Приятный интерфейс. Дизайн Notion минималистичный, что позволяет сосредоточить внимание на рабочем процессе;
  5. Групповой доступ. Вы можете делиться чек-листами, списками и другими материалами с друзьями, коллегами или родственниками. Также Notion отлично подходит для командной работы.

Минусы Notion:  

  1. Интерфейс на английском языке. Поменять язык на русский в Notion нельзя. Конечно, можно посмотреть видеоуроки на ютубе, почитать инструкции, воспользоваться переводчиком или интуитивно догадаться о некоторых функциях. Но это усложняет и замедляет рабочий процесс. С другой стороны, появилась мотивация подтянуть английский;
  2. Нет офлайн-версии. Информация хранится в облаке и материалы можно синхронизировать между устройствами. Однако без доступа к сети вы не сможете воспользоваться Notion;
  3. Проблемы в мобильной версии. Мобильное приложение долго скачивается, а на телефоны с ОС iOS ниже обновления 13.0 программу установить нельзя. При работе на Android не всегда доступны новые версии Notion.

Следуйте инструкциям из нашей статьи, создавайте идеальные дашборды и организуйте свою работу так, чтобы ничего не забывать и всё успевать. Желаем продуктивной работы с Notion!

0 Коментариев
2

Почитаем еще?

Оставьте комментарий

Мы иногда используем cookie-файлы, чтобы получше узнать вас и персонализировать контент :) Замечательно!