Как перейти на удалённую работу: порядок и правила перехода

В 2020 году удалёнка стала трендом. Хоть и вынужденно, большая часть людей почувствовала, как это — работать из дома. Рассказываем, как по закону перейти на новый формат.

С 1 января 2021 года вступил в силу закон о дистанционной работе, который регулирует работу удалёнщиков, их права, обязанности, возможности перехода, оформление документов и порядок выплаты. Рассказываем, как можно перейти на дистанционный формат и как организовать эффективную работу дома.

Что такое удалённая работа

По ТК РФ удалённая работа — это работа, которую выполняют за пределами места нахождения работодателя.

Чтобы перейти работать удалённо, нужно обозначить это условие в трудовом договоре. Даже если вы договорились с работодателем на словах — это ещё не значит, что через некоторое время вам не предъявят претензию о том, что вы не ходите на работу.

Форматы удалённой работы

Работать дистанционно можно в трёх форматах:

1. Полностью дистанционная занятость. У сотрудника компании нет рабочего места в офисе, он работает из дома. Чтобы он появился в офисе, работодателю придётся оформить командировку. Такой формат подходит компании с сотрудниками в разных городах на удалённой занятости (маркетологи, продажники, копирайтеры, программисты).
2. Временная дистанционная занятость. Сотрудник работает дома до полугода, в остальное время — на рабочем месте в офисе. Подходит для людей, временно проживающих в другом городе или стране, или в чрезвычайных ситуациях вроде пандемии COVID-19.
3. Комбинированная занятость. Сотрудник одновременно работает и в офисе, и дома, чередуя. Даёт возможность в некоторые дни сохранить время, затрачиваемое до работы и обратно.

Формат занятости также должен быть прописан в договоре.

Как перейти на удалёнку на работе по собственному желанию

Если вы всегда работали в офисе, а теперь хотите перейти на удалёнку, обсудите это с работодателем. Если работа из дома не противоречит внутренним правилам компании, а ваша специальность позволяет работать дистанционно, вам не нужны специальные инструменты, скорее всего, вам разрешат работать в таком формате. Возможно, вам придётся обосновать своё желание работать из дома.

Причинами для перехода могут быть:

• ваше присутствие в офисе необязательно — если вы можете получать задачи через сервис управления проектами, общаться с коллегами, партнёрами компании по зуму и в мессенджерах;
• вам комфортней работать дома — в офисах и опенспейсах часто шумно, тяжело сосредоточиться;
• вы не тратите лишнее время — часы, которые тратите на долгую дорогу до работы и обратно можно потратить на отдых.

Если руководство согласно на удалённую работу, нужно переоформить договор. Сначала можно оформить временную дистанционную занятость. Если всех будет устраивать такой формат, можно перейти на полную дистанционную работу.

Когда вас могут перевести на удалёнку принудительно

Вас могут перевести на дистанционку принудительно в редких случаях, обычно это чрезвычайные происшествия:

• пожар,
• авария,
• катастрофа,
• эпидемия и др.

Также вас временно могут перевести, если решение приняли в мэрии или другие органы власти. Так, во время второй волны коронавируса во многих регионах вышли указы о необходимости перевести на дистанционную работу минимум 30% сотрудников.

Когда на дистанционную работу переводят принудительно, дополнительные соглашения к договору о работе не нужны, но пригодится локальный акт, в котором работодатель должен прописать:

• почему работников перевели на дистанционную работу ( эпидемия);
• список работников, которые будут работать удалённо;
• срок, на который приняты новые меры;
• порядок обеспечения работников оборудованием, ПО, компенсация расходов сотрудников, связанные с работой;
• порядок организации труда — рабочее время, способы взаимодействия и другие.

Работодатель должен всех сотрудников компании ознакомить с положением — и перевод на удалёнку состоялся. Отказаться от перевода нельзя.

Не все работники, вроде официантов или продавцов, могут работать дистанционно. И закон защищает их: когда нет возможности работать ни на рабочем месте, ни в домашних условиях, этот период называют временем простоя. Работодатель обязан заплатить работнику за это время не менее 2/3 от ставки.

Как оформить удалённую занятость

Если вы только устраиваетесь на работу в удалённом формате, лучше оформить договор о дистанционке. Типичный трудовой договор в этом случае работодателю оформлять невыгодно — так как по нему приходится проводить спецоценку мест для работников и выяснять, какой вред работа приносит им. За это нужно платить.

Что должно быть прописано в договоре

Чтобы считалось, что вы работаете не в офисе, в договоре должны прописать формулировку из Трудового кодекса: «работник выполняет трудовую функцию дистанционно, вне места расположения работодателя».

Также в договоре должно быть прописано:

• Ваше место проживания. В данном случае это место работы.
• Ваш график работы. Это могут быть как конкретные часы и дни — с пн по пт с 8:00 до 17:00 или формулировка вроде «по своему усмотрению»‎, если вы не должны обязательно находиться у компьютера в конкретное время. Если не прописать время работы, вы может начинать её не в 8, а в 12, и за это вам ничего не будет. Согласуйте своё время работы с работодателем, чтобы не было проблем.
• Способы общения, передачи задач и документов. Здесь должны быть инструменты для письменного и устного общения, передачи важных бумаг. Хорошо, если прописано в течение какого времени важно ответить на сообщение.
• Как вас вызывать в офис при необходимости. Условия и порядок — за сколько дней предупреждать, какие меры осторожности соблюдать (если это удалёнка в случае ЧС) и прочее. То же самое касается добровольного посещения офиса.

На что обратить особое внимание в договоре:

• Зарплата. Остаётся записанной в том же формате, что и раньше. Переход на удалённую работу не позволяет снижать её без согласия сотрудника.
• Порядок предоставления отпуска. В случае, если вы работаете на удалёнке на постоянной основе, а не временно. По закону вы отдыхаете столько же дней в году, как и остальные. Если вы работаете дистанционно временно, в отпуск будете ходить по общему графику отпусков.
• Отчёты. Если нужны отчёты, нужно прописать в каком формате их оформлять, как передавать — по почте, в мессенджере, а может, даже курьером или почтой.

В трудовой книжке не обязательно писать, что вы работаете дистанционно, но в договоре лучше прописать, что записи в трудовой книжке не будет.

Как обменяться документами с работодателем

Как и при стандартном приёме на работу, нужно обменяться документами. Если это не ЧС, документы передавайте из рук в руки. Также это можно сделать это по почте, через интернет или передать бумаги курьером.

От вас нужны: копии паспорта, диплома, военного билета и СНИЛС. Работодатель должен выдать приказы, правила охраны труда, должностную инструкцию и трудовой договор в двух экземплярах. Вы подпишете два договора, один из них отдадите обратно, второй оставите себе. Также нужно письменное подтверждение об ознакомлении с остальными документами.

Есть три документа, которые по закону обязательно нужно подписывать либо в бумажном формате, либо с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей:

• трудовой договор;
• договор об ответственности в материальной сфере;
• договор о получении образования.

Также заверяются дополнительные соглашения к этим документам, если они есть.

Остальные документы можно подписывать обычной электронной подписью или использовать другие инструменты, которые могут вас идентифицировать — электронная почта, мессенджеры. Но при этом в локальном акте или трудовом договоре должны быть прописаны все инструменты взаимодействия с сотрудником — адреса, логины, номера мессенджеров.

За что могут уволить на удалёнке

Уволить удалённого сотрудника непросто, потому что заметить и зафиксировать нарушения в работе сложно. Поэтому в законе появились два условия для увольнения:

1. Вы не выходите на связь более двух рабочих дней без уважительной причины. Работодатель самостоятельно может установить количество дней. Если так случилось, у вас обязательно должны узнать, почему вы не выходили на связь. Если это болезнь, трагическая ситуация, и не было времени или возможности оповестить об этом, вас не уволят.
2. Если вы постоянно работаете удалённо и переехали в другой город или страну. В таком случае вас могут уволить, если в договоре обозначено, в каком городе вы можете или должны работать.

Какие вам положены компенсации

В Трудовом кодексе строго не прописан порядок обеспечения сотрудников оборудованием и выплат компенсации. Выплаты будут, если они включены в договор, но часто их не указывают. Если пытаться судиться по поводу отсутствия материальной поддержки, суды встанут на сторону работодателя, так как в договоре ничего не прописано.

Но в новом законе есть упоминание об обязанности работодателя обеспечить вас ПО, компьютером, антивирусом, возместить стоимость интернета, когда вы будете переходить на дистанционную работу. Но о 100% компенсации также ничего не написано, поэтому работодатель сам может решить, сколько он готов компенсировать. Как бы это ни было смешно, это может быть всего 100 рублей.

Как организовать работу дома

Если вы никогда не работали на удалёнке, в первое время может быть тяжело организовать свою работу. Вот несколько советов, которые помогут влиться в новые условия работы.

Чёткое расписание

Чтобы укладываться в сроки, составьте план работы и придерживайтесь его. Но, в отличие от офиса, можно работать не с 8 утра до 5 вечера, а по графику, комфортному вам. Возможно, вы сова и вам проще делать работу по ночам. Опирайтесь на внутренние ощущения. Со временем вы привыкните к графику, и приниматься за работу будет проще.

Вот сервисы, которые помогут организовать список задач на день:

• Todoist — помогает планировать рабочие и личные дела, ставить цели и делить задачи на мелкие шаги. За выполненные цели и задачи сервис начисляет очки и визуализирует продуктивность — это помогает видеть ваш прогресс и  мотивирует.
• RescueTime — отслеживает, чем вы занимаетесь за компьютером и в телефоне, и анализирует вашу продуктивность. Можно настроить, какие сайты вам нужны для работы, а какие — пустая трата времени. В статистике сможете увидеть, сколько времени потратили с пользой, а сколько — могли бы потратить с пользой.  
• Focus booster — таймер, который работает по «методу помидора», он помогает чередовать активную работу с отдыхом. В этой программе удобно отслеживать рабочие часы и анализировать свою продуктивность.
• Notion — сервис, в котором можно делать списки дел, оставлять заметки, складывать ссылки на важные документы, формировать базы данных, канбан-доски и организовывать работу удалённой команды.  
• Evernote — сервис для ведения заметок. Можно установить на компьютер и телефон, и синхронизировать данные. Можно создавать заметки с изображениями, аудио, pdf-файлами и документами.

Уберите всё, что отвлекает

Дома прокрастинация настигает чаще, чем в офисе, ведь никто вам не запретит смотреть видео с котиками. Если вам кажется, что какое-то занятие не даёт выполнять задачи эффективно, откажитесь от него. Отключайте уведомления в соцсетях, мессенджерах на некоторое время, которое вы полностью посвятите своей работе. На ютубе можно поставить блокировку с помощью специальных сервисов (если вы сами не можете себя контролировать), например, плагина в Google Chrome BlockSite‎.

Общайтесь с коллегами

Вы должны быть в курсе дел компании. Обсуждайте интересующие вопросы, решайте проблемы. Можно делать это в мессенджерах письменно или устно в скайпе, дискорде, зуме.

Подумайте о питании

Пункт может показаться странным, но когда вы поработаете несколько недель, вы поймёте, что забываете поесть или у вас не хватает времени на готовку и вы весь день едите печеньки с чаем. Ставьте напоминалки, что нужно поесть. Составляйте меню на несколько дней, чтобы готовить заранее и не отвлекаться в рабочее время на беготню к холодильнику.

Не изолируйтесь

Многие не хотят работать дистанционно, потому что чувствуют себя одиноко, потому что за весь день получается разговаривать только с компьютером и котом. Даже если вам комфортно дома, всё равно общайтесь с людьми, не изолируйтесь от всех. Ходите гулять, в кафе, встречайтесь с друзьями, общайтесь с коллегами онлайн. Можно попробовать работать в коворкинге.

Сделайте рабочее пространство удобным и уютным

Чтобы настроиться на рабочий лад, стоит выделить отдельную зону. То есть, не работать там, где вы спите или едите и наоборот. Сидеть на диване или в кресле с ноутбуком на коленях также не рекомендуется. Лучше сесть за стол, чтобы мозг считал, что начался рабочий день. А когда вы встаёте из-за стола он со временем привыкнет считать, что рабочий день закончился. Это важно. Таким образом у вас получится граница между домом и работой.

Эксперты также рекомендуют в рабочее время переодеваться из пижамы в более официальную работу, чтобы обмануть себя: вот вы в рабочей одежде, значит, сейчас вы работаете. А в пижаме или халате отдыхаете.

Разберитесь с делами по дому

Есть мнение, что работа на дистанционке даст возможность больше заниматься домом или детьми, встречаться с родственниками. Скорее всего, получится наоборот. Если у вас есть проблемы в отношениях, недоделанные бытовые дела, мысли о них будут отвлекать во время работы. У вас не получится сосредоточиться на чём-то одном. Поэтому нужно или решить все волнующие вопросы или договориться с собой не думать во время работы о домашних делах и наоборот. Можно попробовать делать простые дела по дому параллельно с обдумыванием деталей по проекту. Но, вероятно, так вы будете сильнее уставать. В рабочее время рабочие задачи должны быть главными.

Попросите окружающих не беспокоить вас

Если во время работы дома находятся дети, супруги, да даже домашние животные, вы будете отвлекаться от работы больше, чем в офисе, где все постоянно разговаривают. Проведите границы: то, что вы дома, не значит, что вас можно потревожить в любой момент. Скажите своим соседям по квартире, когда вас можно беспокоить, а когда лучше не подходить с несрочными делами и вопросами. Но и не забывайте после работы уделять внимание каждому.

Работайте ограниченное время

Есть такие люди — трудоголики. Даже когда они работают в офисе, после работы они постоянно проверяют рабочую почту. Если это про вас, придётся выстроить границы, чтобы не выгореть: выделите конкретное время для работы, а когда оно заканчивается, прекращайте проверять почту, закройте все таблицы и другие рабочие инструменты. Если это сложно для вас, придумайте какой-то ритуал, который будет обозначать конец рабочего дня — можно символично переодеваться в рабочую и домашнюю одежду.

Если вам всё ещё сложно ограничивать работу и отдых, настраиваться на работу, вы постоянно срываете сроки или хотите вернуться в офис, но нет такой возможности, пройдите курсы по тайм-менеджменту. Они научат выстраивать баланс между работой и личной жизнью, сортировать и выполнять задачи по приоритетности и экономить время.