Документооборот для самозанятых и юрлиц: как электронно подписывать документы

Предположим, вы фрилансер или заказчик, который сотрудничает с самозанятыми, индивидуальными предпринимателями или компаниями удалённо. А может быть, вам нужно подписать документ, связанный с решением личного вопроса, вот только вы находитесь в другом городе и не можете приехать.

Если раньше вам бы пришлось отменять планы и перестраивать график ради одной подписи, то сейчас всё иначе: вы можете поставить электронную подпись и тем самым приравнять цифровой документ к бумажному оригиналу.

В статье рассказываем, как электронно подписать документ, и объясняем, кому, когда и в каких ситуациях это может понадобиться.

Подписать документы электронно — что это значит

До 2002 года документы можно было подписывать только от руки на бумаге. Понятно, что это было не всегда удобно — нужно было встречаться лично либо отправлять документы по почте или с курьером. На всё это тратилось огромное количество времени. Поэтому появление электронной подписи облегчило жизнь многим: и бизнесу, и обычным людям. Примерно в это же время, в конце 2001 года, был впервые принят закон «Об электронной подписи». Но почти за 10 лет работы в нём обнаружились серьёзные недочёты, поэтому в 2011 году большинство моментов в законе пересмотрели.

Сегодня действует Федеральный закон «Об электронной подписи» №63-ФЗ от 06.04.2011 г., который определяет правила электронного документооборота, а также порядок формирования и хранения документов в цифровом виде.

Подписывать документы электронно могут обычные люди для личных и профессиональных целей, а также юридические лица. В таблице рассказали подробно, для чего им это следует делать:

В личных целях

В профессиональных целях: самозанятым, ИП, компаниям

получить любую госуслугу в онлайн-формате: например, подать заявление и пакет документов на прописку записать ребёнка в детский сад или школу подать заявление на поступление в колледж или вуз отправить заверенные документы работодателю подать иск в суд или отправить жалобу, например, на действия чиновника отправить доверенность в любое ведомство

работать в удалённом формате с электронными документами — государство признаёт их юридическую силу подписать с фрилансером и с другой стороны с заказчиком трудовой договор подать в ФНС налоговые декларации оформить документы на сделки купли-продажи, в том числе и бизнеса поучаствовать в электронных торгах, где вся тендерная документация предоставляется в цифровом варианте подписать и подать документы на открытие и регистрацию бизнеса в налоговой подать документ на банковское обслуживание и переводы платежей подписать внутренние документации компании и отправить их сотрудникам на удалёнке

С помощью электронной подписи можно подписать любой документ удалённо и избавить себя от отправки документов по почте или через курьера. А ещё так можно обезопасить любые документы и деловую переписку, так как подделать ЭЦП практически невозможно.

Как работает электронная подпись

Чтобы понять, как подписать документ через электронную подпись, сначала нужно разобраться, каким образом это всё устроено.

ЭЦП создаётся программой для криптографической защиты данных. Когда вы подпишете документ, программа его просканирует и создаст уникальное цифровое сочетание — хэш-сумму. Оно зашифровано с помощью ключа — последовательности цифровых знаков. У ключа есть сертификат, который хранится у владельца подписи на компьютере, облачном хранилище, сим-карте или специальной безопасной флешке — токене.

Посмотреть подпись тот, для кого она предназначена, может при помощи сертификата открытого ключа — цифрового документа, на котором хранится информация о владельце подписи и его полномочиях, а также об организации, которая ЭЦП выдала. Программа для криптографической защиты данных проверяет хэш-сумму и сравнивает её с содержанием документа. Абсолютное совпадение доказывает подлинность подписи и документа, а если есть разногласия — значит, в документ или ЭЦП вносили изменения после подписания, и они теряют юридическую силу.

Какие виды электронной подписи бывают

Существуют три вида ЭЦП:

Простая. Распространённый вариант, который подходит для решения небольших ежедневных задач и представляет собой логин и пароль для авторизации в системе. Например, когда вы входите в приложение банка или вводите код из сообщения — это и есть простой вид ЭЦП, и он равнозначен обычной бумажной подписи.

Из-за уязвимости простая подпись применяется не везде: например, на работу с имущественными документами компаний она не рассчитана. Она показывает, что документ подписан, но не даёт гарантии, что это сделали именно вы и что после подписания изменения не вносились. В спорных ситуациях такие подписи рассматривает арбитражный суд.

Неквалифицированная. Более надёжный вариант ЭЦП, так как она формируется через средства шифрования, которые имеют сертификат ФСБ. Подделать подпись, сформированную этой программой, крайне сложно, поэтому её используют для подписания договоров и различных соглашений, но стороны предварительно должны заключить соглашение о том, что доверяют как самой ЭЦП, так и документам.

У неквалифицированной подписи есть минусы. Так как её можно сформировать при помощи бесплатных инструментов и сервисов, которым не доверяет государство, в суде её могут не принять.

Квалифицированная. Самый надёжный вариант. Её можно получить в удостоверяющем центре, который не просто выдаёт ЭЦП, но и оказывает услуги по криптозащите данных. Эти центры прошли сертификацию ФСБ и аккредитацию Минкомсвязи, и им доверяют все госструктуры.

Сертификат квалифицированной цифровой подписи нужно ежегодно обновлять — по-другому он не работает. Взломать такую ЭЦП невозможно, а если вы потеряете ключ — в удостоверяющем центре отзовут сертификат, и подпись перестанет действовать. После этого подписать с её помощью документы не получится.

Вид подписи	Уровень надёжности	Когда используется
Простая	★★✰✰✰	Для личных целей: покупок в интернет-магазинах, оплаты счетов, входа в приложения и др. Выглядит как смс-код, который приходит на телефон, когда вы проводите какую-либо транзакцию
Неквалифицированная	★★★✰✰	Для подписания личных документов и договоров с партнёрами и заказчиками, а также внутренних документов компании. Стороны предварительно заключают соглашение, что доверяют подписи
Квалифицированная	★★★★★	Для подписания любых личных и профессиональных документов. Нужно получать в удостоверяющем центре. Подпись считается юридически значимой и признаётся во всех инстанциях

Далее расскажем, с помощью каких сервисов можно сформировать ЭЦП физическим и юридическим лицам.

Электронная подпись для физлиц

Подписывать электронные документы можно даже со смартфона — для этого есть много приложений. Все они работают по одному принципу: нужно вывести подпись на экране смартфона пальцем или стилусом. Расскажем, в каких приложениях и как подписать документ ЭПЦ.

SignEasy

Приложение для iPhone, которое подходит для тех, кто ищет, как электронно подписать документы в pdf. Кроме того, здесь вы можете подписывать документы, сохранённые в других форматах: Word, Excel, Text, Pages, JPG, PNG и др.

Приложение подойдёт для подписи соглашений о конфиденциальности, деклараций для налоговой, договоров аренды, закупочных документов, трудовых контрактов — всё, что заполняют фрилансеры, самозанятые и ИП при удалённой работе. Вы можете зарегистрироваться как физлицо или компания, но в этом случае у каждого сотрудника должна быть создана учётная запись в приложении.

Алгоритм следующий:

1. После установки приложения создайте профиль — укажите имя и фамилию, а затем должность. Если приложением будете пользоваться только вы — выбирайте должность Admin в верхней строке списка.
2. Сервис предложит вам указать название компании и количество сотрудников. Как физлицо можете просто написать себя и выбрать строку 1–10 сотрудников.
3. Сервис предложит вам добавить подпись: написать пальцем или стилусом, импортировать из фото или сканировать с листа бумаги камерой.
4. После этого вы можете импортировать любой документ и добавить на него вашу подпись. Все документы сохраняются в приложении, а ещё их можно поставить в очередь на подписание или добавить в черновик.

Стоимость: первые три документа можно подписать бесплатно, далее цена стартует с 5,99 долларов за 10 документов или с 9 долларов при ежемесячной оплате.

Цифровая подпись

Ещё один сервис для тех, кто ищет, как подписать документы на айфоне — приложение можно скачать только из AppStore. Вам доступно сканирование и подписание в pdf- и png-форматах. Также вы можете сохранить несколько подписей.

Вот как работает приложение:

1. Распишитесь на белом листе бумаге и сфотографируйте подпись.
2. Приложение обработает фото: уберёт белый фон и оставит подпись на прозрачном фоне.
3. Теперь вы можете подписать этой подписью любой документ — для этого его нужно отсканировать. Также вы сможете отправить подпись на прозрачном фоне кому угодно: хоть начальнику, хоть преподавателю в вузе.

Стоимость. Приложение полностью бесплатное.

Adobe Fill & Sign

Программу можно скачать на компьютер, а также есть приложение для Android и iOS. С её помощью вы сможете заполнить, подписать и отправить любую форму и документ по электронной почте прямо из сервиса. Все документы хранятся в одном разделе, а создать подпись можно стилусом или пальцем.

Алгоритм подписания документов:

1. Откройте файл из электронной почты или отсканируйте бумажный документ при помощи камеры.
2. Если в документе есть свободные поля, коснитесь их пальцем и заполните.
3. Распишитесь и добавьте подпись на форму или документ.
4. Сохраните новую форму и отправьте её по электронной почте.

Стоимость. Приложение работает бесплатно без ограничений.

Госключ — приложение от Госуслуг

Приложение от сервиса «Госуслуги», которое вы можете скачать на любое устройство: Android и iOS. Также оно доступно на платформе RuStore. Сервис позволяет подписывать любые документы в онлайн-режиме, при этом данные гарантированно не попадут к третьим лицам — риск мошенничества и взлома нулевой. Пока платформа работает в качестве эксперимента, но предполагается, что в ближайшем будущем она станет ведущей площадкой для создания цифровой подписи.

Ограничение — площадка доступна для тех, у кого есть подтверждённая учётная запись на «Госуслугах». Для получения усиленной квалифицированной подписи также нужен телефон с NFC и загранпаспорт.

Вот как создать электронную подпись в сервисе:

1. После скачивания приложения зарегистрируйтесь. Сервис предложит вам принять правила — нажмите на согласие, чтобы продолжить работу.
2. Прямо в приложении оформите сертификат электронной подписи — он выдаётся на год, затем нужно продлевать.
3. Подписывайте документы, которые загрузили в приложение самостоятельно или получили от третьих лиц. Подписать добавленные документы нужно в течение 24 часов.

Контур. Сайн

Сервис работает в браузере и позволяет получить неквалифицированную подпись удалённо и обмениваться документами с сотрудниками, партнёрами, клиентами и подрядчиками и отправлять важные заявления, справки и отчёты в госструктуры.

Сервис рассчитан на компании, которые сотрудничают с самозанятыми и фрилансерами по договору оказания услуг. С его помощью можно подписать: описи и расписки, различные договоры, дополнительные соглашения, акты выполненных работ и оказанных услуг, технические задания и др. Документы, подписанные через этот сервис, принимают все инстанции, в том числе суд и налоговая.

Чтобы начать работу на сервисе, нужно:

1. Зарегистрироваться и подтвердить личность через «Госуслуги». Также нужно привязать номер телефона, через который вы будете прикреплять подпись к документам.
2. Получить неквалифицированную электронную подпись. Обычно на её формирование и подтверждение личности заявителя уходит не более 10 минут.
3. Создать документ, то есть загрузить его в систему, и отправить получателю, допустим, заказчику. После получения он сможет открыть и подписать документ.
4. Если документ отправляют вам — вы увидите уведомление от сервиса. Достаточно зайти, открыть документ, нажать на кнопку «Подписать» — вам придёт смс с кодом. Введите его в соответствующее окно на экране, и ваш документ подписан.

Кроме того, вы можете интегрировать сервис в вашу программу: 1С, SAP, CRM, ABS и др. Для этого нужно на сайте оставить заявку и менеджер свяжется с вами и расскажет об особенностях интеграции в зависимости от вашей системы.

Стоимость. Входящие документы подписываются бесплатно. Также можно бесплатно отправить один документ, а дальше — по тарифам. Стоимость стартует с 3000 руб. за 75 документов.

Электронная подпись для юрлиц

Для юрлиц подходят те же приложения, которые рассчитаны на физлиц. Но возможности этих сервисов ограничены, так как для некоторых документов нужна квалифицированная подпись, которую руководитель компании получает лично в удостоверяющем центре. Например, без такой подписи не получится провести многомиллионную сделку с несколькими участниками — есть риск, что её признают недействительной.

Для внутренних документов и взаимодействия с подрядчиками подойдут приложения: «Госключ» и «Контур. Сайн», а также можно использовать следующие площадки:

• КриптоАРМ — программа для цифровой подписи и шифрования документов. С её помощью можно отправлять подписанные платёжные документы в банк, декларации в ФСРАР, заявления в госучреждения и многое другое. Также она подходит для подписания внутренних документов компании. Система проверяет саму подпись, сертификат и ключ на срок действия, а также фиксирует время подписания документа;
• Крипто-Про — бессрочный лицензионный ключ и электронная подпись практически для любых целей: от отправки налоговых деклараций до документов для госзакупок. ЭЦП полностью соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ. Ключ к подписи формируется моментально и доставляется на электронную почту;
• ViPNet PKI Client — комплексная программа для подписания цифровых документов, шифрования файлов, аутентификации пользователей для доступа к онлайн-платформам и построения защитных TLS-соединений. Программа сертифицирована в нашей стране, и документы, подписанные в ней, имеют юридическую силу.

Все программы для юрлиц платные. Стоимость зависит от выбранного тарифа. Но у каждой из них есть пробный период, за который вы сможете оценить, насколько они вам подходят.

Подведём итог

Если вы задаётесь вопросом, как подписать договор дистанционно и заверить любой документ, не вставая с рабочего места — создайте электронную подпись. Тем более сделать это несложно — достаточно скачать подходящее для вас приложение или зарегистрироваться в понравившемся сервисе.

В блоге Checkroi мы много рассказываем о том, как вести бизнес и работать на фрилансе. Если вы задумываетесь о том, чтобы начать своё дело и работать на себя читайте статьи в блоге Checkroi